Счёт на оплату: что это и как правильно оформить
Счёт на оплату — это официальный документ, который продавец или исполнитель выставляет покупателю (заказчику) для внесения оплаты за товары, выполненные работы или оказанные услуги. Также он может использоваться для перечисления предоплаты по будущим поставкам или запланированным услугам.
Когда нужен счёт на оплату
Счёт на оплату не является обязательным документом. Если между продавцом и покупателем уже заключён договор, где подробно указаны условия и порядок расчётов, выставление счёта можно не производить. Тем не менее, на практике этот документ активно используется — он помогает систематизировать платежи и упростить взаимодействие сторон.
Иногда счёт применяется вместо акта выполненных работ или оказанных услуг. Если он содержит все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», то может быть признан первичным бухгалтерским документом, подтверждающим факт оказания услуг.
Формат электронного документа «Счёт на оплату» утверждён приказом ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/29@.
Как правильно заполнить счёт
Чтобы счёт имел юридическую силу и был принят к бухгалтерскому учёту, важно указать все необходимые реквизиты. В документе должны присутствовать:
- дата составления и номер счёта;
- срок его действия;
- наименование, ИНН и КПП плательщика;
- наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты получателя средств;
- перечень товаров, работ или услуг, подлежащих оплате;
- количество, единицы измерения, цена и сумма по каждой позиции;
- общая сумма к оплате и сумма НДС (если применяется);
- должность, фамилия и инициалы ответственного лица.
При необходимости можно добавить дополнительные сведения — условия оплаты, сроки поставки или контактные данные.
Переходите на ЭДО
Контур.Диадок поддерживает все форматы электронного документооборота утвержденного ФНС
Преимущества электронного счёта
Переход на электронные счета делает документооборот удобнее, быстрее и безопаснее. Электронный счёт соответствует всем требованиям законодательства и может быть использован в бухгалтерском учёте наравне с бумажным аналогом.
Основные преимущества:
- экономия времени на обмен документами;
- исключение ошибок при заполнении;
- возможность подписания электронной подписью;
- безопасное хранение документов в цифровом виде.
Как отправить счёт через Диадок
Сервис Диадок позволяет мгновенно создавать и отправлять счета, сформированные в любой учётной системе — 1С, SAP, Excel и других. Передача документа происходит онлайн, без бумажных носителей, что значительно ускоряет процесс оплаты.
Преимущества работы с Диадоком:
- мгновенная доставка документов контрагентам;
- автоматическое заполнение реквизитов;
- юридически значимая электронная подпись;
- централизованное хранение всех счетов и актов.
Совет: автоматизируйте процесс выставления и отправки счетов через Диадок. Это сократит время обработки документов, ускорит получение оплат и снизит риск ошибок.
Счёт на оплату — важный элемент финансовых отношений между компаниями и предпринимателями. Он упрощает процесс расчётов, подтверждает факт оказания услуг и помогает вести бухгалтерский учёт в соответствии с требованиями законодательства.
Использование электронных решений, таких как Диадок, делает документооборот быстрым, прозрачным и безопасным.