Форматы электронных документов в ЭДО

В электронном документообороте формат документа определяет, как устроен файл и какие данные в нем содержатся. Для формализованных документов ФНС устанавливает структуру, обязательные реквизиты и правила формирования файла. Неформализованные документы можно передавать в других поддерживаемых форматах, если законодательство не требует использовать утвержденную структуру.

О том, что такое ЭДО и как оно работает, подробнее рассказали в отдельной статье.

В 2026 году требования к электронным документам изменились. С 1 января перестали действовать отдельные XML-форматы электронной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, а для счетов-фактур и УПД используется формат 5.03. Рассмотрим актуальные требования и изменения, которые важно учитывать при обмене.

Что такое формат электронного документа?

Утвержденный формат электронного документа задает требования к структуре файла, составу реквизитов и порядку представления данных. Для ряда документов такие требования устанавливает ФНС.

Важно различать утвержденную ФНС структуру документа и тип файла. Например, PDF, DOCX и JPG определяют способ хранения и представления содержимого, а XML-формат ФНС дополнительно задает структуру и состав данных, которые могут автоматически обрабатывать информационные системы.

В ЭДО используются как документы в утвержденных форматах, так и файлы без установленной государством структуры. Выбор зависит от вида документа, требований законодательства и сценария обмена между контрагентами.

Формализованные и неформализованные документы

В ЭДО используются формализованные и неформализованные электронные документы. Для формализованных документов структура файла устанавливается утвержденным форматом: информационные системы могут автоматически распознавать реквизиты, проверять их и передавать данные в учетные системы.

Неформализованные документы не имеют обязательной утвержденной структуры и могут передаваться, например, в PDF или других поддерживаемых форматах. Возможность использовать такой документ зависит от его вида, требований законодательства и договоренностей между сторонами.

Подробнее о различиях читайте в статье «Формализованные и неформализованные документы в ЭДО».

Какие форматы электронных документов используются в ЭДО

Для разных видов документов требования к электронному формату отличаются. Для части документов ФНС утверждает структуру XML-файла, другие можно передавать в неформализованном виде. Рассмотрим основные документы, которыми компании обмениваются через ЭДО.

1. Счёт-фактура

Счет-фактура используется при расчетах по НДС и содержит сведения о продавце и покупателе, товарах, работах или услугах, их стоимости, налоговой ставке и сумме налога.

Электронный счет-фактура формируется в утвержденном ФНС XML-формате. В 2026 году для счетов-фактур применяется версия 5.03. Структурированный формат позволяет автоматически проверять реквизиты документа и передавать данные в учетные системы.

2. Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД может одновременно выполнять функции счета-фактуры и первичного учетного документа либо использоваться только как первичный документ. В электронном виде он формируется в утвержденном ФНС XML-формате.

В 2026 году для УПД применяется версия 5.03. С 1 января этот формат также можно использовать вместо отмененных отдельных XML-форматов товарной накладной и акта выполненных работ или оказанных услуг. Подробнее об актуальной версии и требованиях к ней читайте в материале о формате УПД 5.03.

3. Корректировочный счет-фактура и УКД

Корректировочный счет-фактура оформляют, когда после отгрузки изменяется стоимость товаров, работ или услуг, например из-за изменения цены или количества. В электронном виде документ формируется в XML по утвержденному ФНС формату.

Универсальный корректировочный документ (УКД) объединяет корректировочный счет-фактуру и документ, подтверждающий согласие или уведомление покупателя об изменении стоимости.

В 2026 году ФНС утвердила новые форматы этих документов. До 1 апреля 2027 года действует переходный период, в течение которого можно применять оба предусмотренных приказом варианта электронного формата.

4. Акт выполненных работ или оказанных услуг

Акт подтверждает выполнение работ или оказание услуг и их приемку заказчиком.

С 1 января 2026 года отдельный утвержденный ФНС XML-формат акта больше не применяется. Для формализованного электронного обмена можно использовать УПД 5.03. Если утвержденная структура не требуется, акт можно передать как неформализованный электронный документ, например в PDF.

5. Товарная накладная (ТОРГ-12)

Товарная накладная подтверждает передачу товара покупателю и содержит основные сведения о поставке: данные сторон, перечень позиций, их количество и цену.

С 1 января 2026 года отдельный утвержденный ФНС XML-формат электронной товарной накладной больше не применяется. Для формализованного электронного обмена при передаче товаров можно использовать УПД в формате 5.03. При этом сама форма ТОРГ-12 не отменена: документ по-прежнему можно оформлять на бумаге или передавать в ЭДО как неформализованный электронный документ, если такой вариант допустим.

XML и PDF: в чем разница

XML и PDF решают разные задачи в электронном документообороте. XML хранит данные в структурированном виде: информационная система может распознавать отдельные реквизиты документа, автоматически проверять их и передавать в учетную программу.

PDF в первую очередь предназначен для удобного просмотра человеком. Такой файл сохраняет внешний вид страниц, но сведения из него обычно нельзя автоматически обработать так же, как данные из структурированного XML-файла.

Если для документа установлен обязательный электронный формат, необходимо использовать предусмотренную для него структуру. Когда таких требований нет, стороны могут обмениваться неформализованными документами, например в PDF, если такой способ соответствует законодательству и их договоренностям.

Что изменилось в форматах электронных документов в 2026 году

В 2026 году произошло несколько важных изменений в электронном документообороте:

Отменены отдельные форматы товарной накладной и акта. С 1 января 2026 года через операторов ЭДО больше нельзя обмениваться товарными накладными и актами по отдельным XML-форматам, утвержденным приказами ФНС 2015 года.

Для отгрузочных документов используется УПД 5.03. В этом формате можно оформлять передачу товаров, результаты выполненных работ и оказанные услуги. При необходимости первичные документы также можно составлять в неформализованном электронном виде или на бумаге.

Обновлены форматы корректировочных документов. В 2026 году ФНС утвердила новые форматы корректировочного счета-фактуры и УКД. Для них предусмотрен переходный период до 1 апреля 2027 года.

Компаниям, которые автоматически формируют и обрабатывают документы в учетных системах, важно учитывать актуальные версии форматов при настройке интеграции с ЭДО.

Какие форматы использовать в ЭДО

Формат электронного документа зависит от его вида и требований законодательства. Для счетов-фактур, УПД и других формализованных документов применяются утвержденные ФНС XML-форматы. Документы, для которых обязательная структура не установлена, можно передавать в неформализованном виде, например в PDF.

При работе с ЭДО важно учитывать актуальные версии форматов. В 2026 году прекратили действовать отдельные XML-форматы акта и товарной накладной, а для их формализованного оформления можно использовать УПД 5.03.

Контур.Диадок поддерживает обмен формализованными и неформализованными электронными документами и помогает работать с актуальными форматами в соответствии с требованиями законодательства.