В чем разница между формализованными и неформализованными документами в ЭДО
В электронном документообороте используют два основных вида документов. Они отличаются структурой, составом сведений и способом обработки данных. Рассмотрим каждый вид, приведем примеры и объясним, когда его можно применять.
В этой статье:
- Чем отличаются формализованные и неформализованные документы
- Что такое формализованный документ
- Что такое неформализованный документ
- Что изменилось в 2026 году
- Коротко о формализованных и неформализованных документах
Чем отличаются формализованные и неформализованные документы
Главное различие заключается в требованиях к структуре. Для формализованного вида установлен определенный формат: он задает состав данных, обязательные реквизиты и правила формирования файла.
У неформализованных документов единой обязательной структуры нет. Их содержание и оформление стороны определяют самостоятельно, если законодательство не устанавливает специальных требований. Такие документы можно передавать через ЭДО в поддерживаемых сервисом форматах.
Переходите
на ЭДО
Контур.Диадок поддерживает все форматы электронного документооборота утвержденного ФНС
Что такое формализованный документ
Формализованный документ — это электронный файл с фиксированной структурой, который соответствует формату, утвержденному или рекомендованному ФНС. В Контур.Диадоке такие документы формируются в XML и соответствуют установленным XSD-схемам.
Структурированный формат позволяет информационным и учетным системам распознавать отдельные реквизиты и автоматически обрабатывать данные. Например, сведения можно передавать в учетную систему без ручного переноса.
Диадок также проверяет соответствие установленной структуре и наличие необходимых данных. При этом такая проверка не подтверждает фактическую достоверность сведений — за содержание документа отвечают его участники.
К формализованным относятся, например, электронные счета-фактуры, УПД, корректировочные документы и другие виды с установленной структурой.
Подробнее об актуальных форматах и их применении рассказали в статье «Форматы электронных документов в ЭДО».
Что такое неформализованный документ
Неформализованный документ — это электронный файл без единого обязательного формата. Его структуру, содержание и оформление стороны определяют самостоятельно, если законодательство не требует иного.
В Диадоке их можно передавать в разных форматах файлов, например PDF, DOCX, XLSX или JPG. К неформализованным могут относиться договоры, дополнительные соглашения, письма, претензии, счета, акты сверки, иная деловая документация.
Неформализованные документы также могут иметь юридическую значимость. В Диадоке их подписывают электронной подписью. При необходимости отправитель может запросить подпись получателя, например при обмене договорами или актами.
Что изменилось в 2026 году
С 1 января 2026 года прекратили действовать отдельные электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, утвержденные приказами ФНС 2015 года. Для структурированного электронного оформления отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг используется УПД формата 5.03.
Первичные документы по-прежнему можно оформлять в неформализованном электронном виде. При этом нужно указать обязательные реквизиты по закону.
Коротко о формализованных и неформализованных документах
Формализованные документы создают по установленной структуре. Это позволяет автоматически обрабатывать данные в информационных и учетных системах. Если для конкретного электронного документа законодательством установлен обязательный формат, при оформлении нужно соблюдать его требования.
Неформализованные документы не имеют единой обязательной структуры. Их можно использовать для договоров, писем, счетов, актов и других видов документации, если законодательство допускает такой способ оформления.
Какой вариант использовать, определяют требования законодательства, вид операции и договоренности между участниками электронного документооборота.
