Особенности применения УПД в новом формате
В 2024 году был принят новый формат Универсального Передаточного Документа, коротко УПД. Вслед за принятием приказа о его введении было опубликовано специальное письмо ФНС с рекомендациями по применению УПД нового образца. В данной статье подробно разберем данное рекомендательное письмо, новые требования по использованию УПД, а также о последствиях нововведений.
Переходный период
До начала апреля текущего года введен переходный период для применения УПД. Все это время налогоплательщики имеют право применять в работе документ старого образца, или начать адаптироваться к последующим изменениям и использовать новый формат УПД.
Первоначальный формат УПД был утвержден в 2018 году, приказом ФНС России№ ММВ-7-15/820@, версия 5.01. В новом приказе, данный формат все еще фигурирует, образец и другую информацию по нему можно найти в приложении №2, обновленного документа.
Новый формат УПД был утвержден в 2023 году Приказом ФНС N ЕД-7-26/970@. Во втором приложении содержится новая версия УПД, 5.02. С первого апреля текущего года версия УПД 5.01 будет упразднена, и каждый налогоплательщик будет обязан составлять документ в соответствии с новым форматом, версии 5.02.
Добавление идентификаторов в наименование документа
Введение нового формата Универсального Передаточного Документа делает гораздо проще процесс мониторинга документов. Прежде всего это связанно с присвоением идентификаторов каждой сфере контроля. Их введение видоизменяет структуру наименования документа. Разберем идентификаторы подробнее:
— Продукция с маркировкой и прослеживаемые товары
Прежде различные обозначения в начале имени файла (MARK и PROS) не давали возможности объединить данные о прослеживаемых и маркированных товарах в едином документе. Теперь, благодаря новому формату, в именах файлов используются идентификаторы: N2 – для прослеживаемых, N3 – для маркированных товаров. Это изменение позволяет представлять оба типа товаров в одном общем документе.
Внедрение идентификаторов N2 и N3 в именах файлов представляет собой значительный шаг к стандартизации и оптимизации обмена данными между различными участниками рынка. Это нововведение позволяет программному обеспечению автоматически распознавать тип товара и обрабатывать соответствующую информацию, что упрощает интеграцию данных в существующие системы учета и управления.
— Табак, сырье и алкоголь, подлежащий маркировке
Также были введены идентификаторы N4 и N5. Второй характеризует продукцию из табака, товар и сырье с содержанием никотина, а первый проставляется в наименовании файла алкогольной, маркированной продукции.
Также важно отметить, что данные виды товара подлежат обязательной маркировке помимо идентификаторов номер 4 и 5, должен быть заполнен идентификатор N3. Именно он проставляется в маркируемых продуктах. Некоторые виды товара с маркировкой требуют особого учета, поштучно. В таком случае информация о них передается в отдельных файлах. Корректное применение идентификаторов N3, N4 и N5 – залог успешной интеграции данных в систему маркировки.
Важно, чтобы имя файла было указано корректно, поскольку сам формат не дает полноценной информации о том, характеристика какого именно продукта содержится в данном файле. Кроме того, для дальнейшей обработки в ГИС МТ также важно, чтобы УПД был оформлен правильно, без каких-либо недочетов и ошибок.
Если один продукт отправляется в поэкземплярном учете, а другой в объемно-сортовом учете, данные о них можно объединить и предоставить в общем файле. Хотя объединение информации в одном файле допустимо, необходимо четко разделять данные по каждому типу учета. Это может быть достигнуто путем использования различных секций внутри файла или применения специфических атрибутов, позволяющих идентифицировать, к какому типу учета относится каждая запись.
Идентификаторы N6 и N7
Внедрение идентификатора N6 необходимо для мониторинга движения нефтепродуктов. Его введение позволяет усилить контроль за оборотом нефтепродуктов на всех этапах – от производства и переработки до транспортировки и реализации конечному потребителю. Этот уникальный код присваивается каждой партии продукции и позволяет отслеживать ее перемещение в режиме реального времени.
Роль идентификатора N7 несколько специфична. Он позволяет четко разграничить документы, содержащие данные, предназначенные для передачи в государственные органы, от тех, что созданы исключительно для коммерческого оборота между хозяйствующими субъектами. Таким образом, при внедрении новых сценариев контроля, требующих обязательной передачи информации, можно будет адресно направить запросы только к файлам, содержащим идентификатор N7, не затрагивая общий поток электронных документов.
Особые возможности применения формата УПД
Перемещение активов внутри компании и передача на хранение с ответственностью
Формат УПД теперь охватывает операции по внутреннему перемещению активов компании, а также оформление передачи товаров на ответственное хранение. На официальном портале ФНС представлен перечень кодов, необходимых для формирования информации о специфических обстоятельствах создания первичного документа. Каждый из этих кодов соотносится с конкретной бизнес-транзакцией.
Возможности по отражению операций комиссионера/агента
Информация о продажах или закупках, осуществляемых через комиссионера или посредника, уже была включена в предыдущую версию формата. В настоящей редакции эти функции акцентированы в описании формата, что расширяет область его применения. Использовать их следует при оформлении комиссионной торговли с помощью УПД, когда посредник действует от своего имени.
Фактически, документация с подобными функциями является оперативным предварительным отчетом комиссионера о совершенных покупках/продажах. Они формируются для каждой отдельной операции реализации или закупки, то есть для каждого УПД, выставленного или полученного комиссионером.
Список уникальных обстоятельств, когда создается счет-фактура
Перечень ситуаций, когда необходимо применить счет-фактуру содержится в специальном классификаторе. Наличие одного из таких обстоятельств обязывает налогоплательщика указать соответствующее значение в классификаторе. Вы можете ознакомиться с перечнем ниже.
Классификатор
- Счет-фактура, который выставляет комитент комиссионеру, продающему определенный товар или услуги — Применяется для реализации агентских сценариев.
- Счет-фактура, который формируется при внесении аванса, частичной или полной оплаты предстоящей поставки или оказания услуг — Используется только при авансовых платежах.
- Счет-фактура, используемый при продаже товаров (работ, услуг) или имущественных прав от своего имени двум или более покупателям — Необходим, когда товар приобретается для двух и более покупателей.
- Документ формирует нерезидент — Только для налогоплательщиков других государств.
- Счет-фактура, оформляемый продавцом в случаях, когда покупатель выступает налоговым агентом и рассчитывает налоговую базу, как это предусмотрено пунктом 8 статьи 161 Налогового кодекса, для товаров, указанных там — Применим в особых случаях.
- Документ формируется налоговым агентом, указанным в пунктах 5.2 и 5.3 статьи 161 НК — Используется в особых ситуациях, предусматривающих выкуп финансовых цифровых активов.
Появилась возможность опираться на новые изменения
В измененном формате документа, налогоплательщики получают возможность ссылаться на скорретированный файл. То есть, в окончательный вариант счет-фактуры, с исправлениями, можно добавить данные о предыдущей версии.
Переходите на ЭДО
Контур.Диадок поддерживает все форматы электронного документооборота утвержденного ФНС
Особые возможности применения формата УПД
В новой редакции правил заполнения счета-фактуры особое внимание уделено строке 5а, которая призвана обеспечивать прозрачность и отслеживаемость первичных документов, лежащих в основе формирования счета-фактуры. Теперь акцент ставится на однозначной идентификации документа-основания, что упрощает процесс сверки и сопоставления данных между контрагентами и налоговыми органами. Это, в свою очередь, способствует снижению количества ошибок и разногласий, возникающих при камеральных и выездных проверках.
В разделе формата отражаются сведения о названии, идентификаторе и времени создания первичного документа, служащего основанием для выставления счета-фактуры, будь то акт отгрузки продукции, акт выполненных работ, оказанных услуг или передачи прав собственности.
Больше не требуется указывать порядковые номера позиций в счете-фактуре, которые соответствуют конкретным документам, подтверждающим отгрузку товаров и являющимся основанием для выставления данного счета-фактуры.
Появление нового элемента — стоимости
В связи с корректировкой структуры реквизитов прослеживаемости вводится новый параметр – «СтТовБезНДСПрослеж», отражающий стоимость товара, подлежащего отслеживанию, без учета НДС в рублях. Рекомендуется указывать здесь целое число, выраженное в рублях, с применением стандартных правил округления.
Начиная с 18 января 2024 года, вступило в силу постановление Правительства РФ № 2162, датированное 15 декабря 2023 года. В соответствии с данным постановлением, передача и получение товаров в рамках выполненных работ теперь также подлежат прослеживаемости. Кроме того, стоимость продукции без НДС, выраженная в рублях, включена в перечень обязательных реквизитов прослеживаемости. В счетах-фактурах и корректировочных документах в бумажном виде появится новая графа под номером 14.
Вносимые изменения в постановление Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года, касающиеся форм и правил заполнения документов, используемых при расчетах по НДС, пока не были опубликованы, и точные сроки их вступления в юридическую силу остаются неопределенными.
В связи с расширением перечня операций, подлежащих прослеживаемости, на передачу и получение товаров в рамках выполненных работ, организациям следует пересмотреть свои внутренние регламенты и процессы, чтобы обеспечить соответствие требованиям нового законодательства. Необходимо определить, какие именно товары, используемые в рамках выполняемых работ, подпадают под действие системы прослеживаемости, и разработать механизмы для учета и отражения соответствующей информации в документах.
Ожидание внесения изменений в постановление Правительства РФ № 1137 создает определенную неопределенность в отношении конкретных правил заполнения обновленных форм документов. Однако, уже давно можно начинать подготовку к внедрению нового реквизита, изучая имеющиеся разъяснения и рекомендации от контролирующих органов.
Как создать УКД к УПД по новым правилам
Новый формат УКД пока что не был утвержден. Следовательно, при необходимости составления данного документа нужно руководствоваться привычными правилами. Единственный нюанс состоит в том, что теперь не нужно заполнять графу №14.
Управление товарооборотам промаркированной продукции
Чтобы отобразить в учете все необходимые данные о продукции с маркировкой следует внести туда следующую информацию:
- глобальный идентификационный номер товарной продукции;
- количество товара в единицах измерения маркированного товара средствами идентификации;
- номер производственной партии.
Данные о продукции, которая учитывается в ГИС
В соответствии с принятыми изменениями в универсальный передаточный документ (УПД) был добавлен еще один раздел, который включает в себя дополнительные сведения о товаре, который подлежит отслеживанию в системе ГИС. Для целей идентификации и учета необходимо указывать название ГИС и уникальный идентификационный номер единицы учета в этой системе.
Введение подобного раздела в УПД существенно упрощает процесс обмена данными между участниками оборота товаров, подлежащих отслеживанию. Информация, ранее передаваемая в разрозненном виде или в отдельных документах, теперь стандартизирована и включена в основной документ, сопровождающий сделку. Это снижает вероятность ошибок при ручном вводе данных и ускоряет процесс сверки информации между контрагентами и государственными органами.
Указание в УПД названия ГИС и уникального идентификатора единицы учета позволяет однозначно идентифицировать продукцию, подлежащую мониторингу, и связать ее с соответствующей записью в государственной информационной системе.
Дополнительная информация об основных средствах
Если речь идет о передачи в собственность недвижимости или иных материальных активов, налогоплательщику также необходимо внести дополнительную информацию для учета и амортизации. Также необходимо зафиксировать эту информацию при изменении активов уставного капитала.
Данные о продукции с акцизными марками
В скором времени планируется запустить пилотный проект, целью которого является тестирование ведение учета нефтяной продукции без декларации. Ввиду данного эксперимента некоторые категории товаров, имеющих акцизную марку, получили персональные коды. Эти идентификаторы должны упростить процесс прослеживания продукции с акцизами.
Какие изменения произошли в секции информации о подписанте
Данный раздел теперь унифицирован и применяется ко всем генерируемым типам документов. Он включает в себя данные, необходимые согласно действующим нормативным актам: вид электронной подписи, метод проверки полномочий подписавшего, а также данные о доверенности.
Изменения в дате подписания УПД
Датой подписания УПД по закону считается день, когда был подписан первичный документ. Факт совершения хозяйственной деятельности может иметь и другую дату. В таком случае в документе также фиксируются разные числа.
Обновление информации об адресах
До 2012 года налогоплательщики активно применяли данные об адресах, содержащиеся в системе «КЛАДР», а начиная с 2021 года источник адресов был обновлен. И по сей день применяется справочник «ФИАС».
Как проверить полномочия человека, подписавшего УПД
Новый формат УПД также дает возможность проверить полномочия человека, который подписал УПД, если он действовал в соответствии с цифровой или стандартной доверенностью.
Внедрение этой функциональности значительно упрощает процесс проверки подлинности и легитимности действий подписанта. Раньше, для подтверждения правомочности представителя требовалось либо непосредственное предоставление оригинала доверенности, либо сложная процедура запроса и подтверждения информации в организации, выдавшей доверенность. Теперь, обладая возможностью указать сведения для проверки, контрагенты смогут в режиме онлайн удостовериться в соответствии полномочий подписанта заявленным ограничениям.
Реквизиты сторон
Теперь УПД включает в себя все необходимые данные о самом документе, а также контактную информацию и реквизиты всех участников. Разберем подробнее особенности заполнения элементов.
В обновленном формате предусмотрены специальные поля, предназначенные для указания особых условий составления документа. Эти поля следующие:
- «СпОбстФСЧФ» — для счетов-фактур;
- «СпОбстФСЧФДОП» — для УПД, содержащих информацию счета-фактуры;
- «СпОбстФДОП» — для УПД, используемых исключительно в качестве первичного учетного документа и не включающих счет-фактуру.
Эти поля заполняются кодом, соответствующим определенному обстоятельству. Например, код «1» может означать, что товар отгружен комиссионером, а код «2» — что товар отгружен экспедитором. Перечень кодов и их значений можно найти в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Использование этих полей позволяет корректно отражать специфические условия сделки и избежать разногласий с налоговыми органами.
Название, описание, код продукта
В новой версии изменился порядок внесения данных в атрибуты. Ранее не требовалось соотносить атрибуты с функциями «Счет-фактура» (СЧФ), «Счет-фактура, дополнение» (СЧФДОП) и «Документ об отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав» (ДОП).
Таким образом, нововведение вводит четкую дифференциацию в требованиях к заполнению атрибутов в зависимости от типа документа. Если раньше можно было свободно оперировать атрибутами «ХарактерТов», «КодТов» и «АртикулТов» вне зависимости от заполненности «НаимТов», то теперь приоритет отдается наименованию товара в документах, содержащих информацию о счете-фактуре.
Это изменение, вероятно, связано с оптимизацией процессов обработки данных и приведением форматов к более унифицированному виду, что позволит улучшить взаимодействие с системами учета и отчетности. Фокус на атрибуте «НаимТов» в СЧФ и СЧФДОП позволяет однозначно идентифицировать товар или услугу в контексте финансовых операций.
Таким образом, переход на новый формат УПД 5.02 – это не просто формальное изменение, а важный шаг к оптимизации и стандартизации электронного документооборота. Внедрение идентификаторов, таких как N2-N7, значительно упрощает мониторинг и учет различных категорий товаров, от маркированной продукции до нефтепродуктов, а также позволяет разграничить документы для внутреннего и государственного пользования.
Хотя переходный период уже подходит к концу, важно убедиться, что все процессы адаптированы к новым требованиям. Корректное применение идентификаторов, внимательность к деталям при заполнении УПД и своевременное обновление программного обеспечения – залог успешной работы в новых условиях.