Использование возможностей электронной подписи в документообороте
Для оптимизации бизнес-процессов и ускорения взаимодействия с контролирующими органами, владельцы бизнеса и компании предпочитают использовать возможности ЭДО. С его помощью можно обмениваться любыми электронными документами, прямо не выходя из дома. Электронная подпись равнозначна рукописной и используется для подтверждения различной документации. В данной статье разберем, как использовать в работе все возможности ЭДО, какие существуют виды цифровых подписей и для чего применяется каждый из них, а также расскажем, как и где можно выпустить подпись.
Электронные подписи бывают квалифицированными и неквалифицированными. Первые придают любому документу юридическую значимость, а вторые используются преимущественно для кадрового документооборота. Однако, при заключении специального соглашения между обеими сторонами сделки, НЭП также получает возможность наделять документацию юридической значимостью. КЭП является более серьезным вариантом и подходит для применения во всех случаях. Есть определенные бумаги, которые необходимо заверять исключительно при помощи сертификата КЭП, например счета-фактуры
Выпуск электронно-цифровой подписи через УЦ Контур
Cервис Диадок предоставляет универсальную электронную подпись для всех нужд руководителя: работа в ЭДО, отчетность в госорганы и участие в торгах по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Для внутреннего и внешнего документооборота с контрагентами необходима электронная подпись: простая неквалифицированная для внутреннего и квалифицированная для внешнего документооборота. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) придает документам юридическую значимость, делая их эквивалентными бумажным оригиналам с подписью и печатью организации, обеспечивая безопасность и конфиденциальность.
КЭП без лицензии СКЗИ Крипто-ПРО
4 000₽
КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО, но без носителя Рутокен
5 200₽
КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО и носителем Рутокен
7 000₽
Срок действия Лицензии на СКЗИ «КриптоПро CSP»
от 1 300₽
Сертифицированный защищенный носитель Рутокен для подписи
от 2 000₽
Удостоверяющий центр СКБ Контур дает своим пользователям возможность выпуска обоих видов электронной подписи. Сделать это не трудно, потребуется выполнить следующие действия:
- Определите для кого выпускается сертификат ЭП: для работника или для руководителя;
- Подайте заявку. Все необходимые сведения можно внести в нее дистанционно, через звонок менеджеру или при личном посещении.
- После того, как ваша заявка будет подтверждена специалистом Контура, вам придет счет на оплату.
- Затем пройдите идентификацию, подтвердив свою личность. В зависимости от типа подписи это можно сделать онлайн или только лично в УЦ. Физлица также могут воспользоваться курьерской доставкой сертификата.
- Создайте ключи и получите сертификат.
Для чего нужен электронный документооборот
Прежде всего электронный документооборот необходим для автоматизации и оптимизации рабочих процессов. В отличии от обмена бумажной документацией ЭДО обладает следующими несомненными преимуществами:
Скорость доставки документации
В отличии от личного обмена бумагами, использования услуг посты или курьера, отправка файлов с помощью ЭДО занимает считанные секунды. Вам достаточно пару раз кликнуть на мышку и файл уже у адресата! Вам даже не придется покидать офис или дом, иди на почту или в отделение и стоять в очереди, чтобы отправить или получить необходимые документы.
Равная юридическая значимость
Документация, подписанная при помощи сертификатов ЭП обладает той же юридической значимостью, что и бумаги с рукописными подписями. Однако, при отправке файлов онлайн, в системе также фиксируется каждый этап документооборота, его число и время. Это очень удобно, так как может пригодиться для доказательства своей правоты при возникновении разногласий относительно соблюдения сроков.
Надежность сервиса
Отправка файлов по электронным каналам связи является более надежной. Поскольку онлайн-документ не может пропасть или потеряться. К тому же все отправленные ранее бумаги также всегда находятся в открытом доступе и хранятся в архиве.
Невозможность исправления
Все электронные документы после подписания проверяются на подлинность ЭП, а также на наличие исправлений и корректировок. Если одна из сторон исправила или дополнила документ после его подписания, система сразу это выявит. Такая возможность позволяет исключить возникновение разных условия договоров и их исправлений под себя.
Минимизация расходов
Использовать возможности ЭДО значительно дешевле, чем отправлять и получать документы самостоятельно. Вам не придется тратить деньги на логистику, канцелярию, и оплату времени сотрудникам за заполнение бумаг.
Как правильно оформить и отправить электронный документ адресату
Процесс отправки документов обычно зависит от системы взаимодействия, но везде есть общие черты.
- Сначала потребуется вставить нужный документ, на котором нужно поставить подпись. Документ можно загрузить из имеющихся на компьютере или создать самостоятельно.
- После загрузки файла, выберете в разделе подписания необходимый сертификат ЭП.
- Подпишите файл. Выберите адресата и отправьте ему документ.
Какие есть разновидности электронных подписей
ПЭП- простая электронная подпись
Это самый простой и доступный вариант электронной подписи. В то же время он является наименее защищенным и не придает официальным документам юридической значимости. Обычно ПЭП используется для подтверждения личности или подписания определенных соглашений с помощью смс-ключа или логина и пароля. Данная подпись обладает юридической силой лишь при наличии отдельного соглашения, свидетельствующего об этом. Однако, с ее помощью не получится заверить более важную документацию, типа отчетности контролеру.
НЭП- неквалифицированная электронная подпись
Для формирования НЭП используются более сложные механизмы и криптографические ключи, одного лишь соглашения или ввода смс-кода будет недостаточно. Данная подпись позволяет подтвердить личность подписанта, а также зафиксировать факт внесения изменений в подписанный документ. При заключении соглашения об использовании НЭП в ЭДО между сторонами, она даже может наделять документы юридической силой. Однако, ее уровня защиты все равно не хватает для обмена документацией с государственными органами.
КЭП- квалифицированная электронная подпись
КЭП также подтверждает личность своего владельца и неизменность документа. КЭП- полностью равнозначна рукописной подписи. Данный вид подписи обладает наиболее высоким уровнем защиты и подходит для обмена документацией как с госорганами, так и с контрагентами. Чтобы получить возможность пользоваться усиленной КЭП, придется также пройти подтверждение личности в аккредитованном УЦ.
Для физического лица получение квалифицированной электронной подписи может открыть доступ к множеству государственных и коммерческих онлайн-сервисов. Это включает не только подписание договоров и заявлений, но и участие в электронных торгах, подачу налоговой отчетности, получение различных справок и выписок.
Выбор подписи для различных видов электронного документооборота
Документооборот с гос.учреждениями
Для сдачи электронной отчётности ведомствам необходимо использование только квалифицированной электронной подписи.
ЭДО для закупок
Участие в тендерах и проведении закупок требует исключительно КЭП. Она нужна для всех этапов, включая обмен закрывающими и другими документами с электронной торговой площадкой или заказчиком.
ЭДО с системами Честный ЗНАК и ЕГАИС
В этом случае требуется исключительно КЭП, причём для работы в ЕГАИС необходима подпись на токене с встроенной СКЗИ
Внутренний ЭДО в компании
Один человек может с легкостью применять все три типа электронных подписей. Например, простую электронную подпись используют для подтверждения личности, чтобы зайти на портал «Госуслуги», , а неквалифицированную электронную подпись используют для подписания различных кадровых документов. Для подписания некоторых кадровых документов, включая те, что от имени юридического лица, подходит исключительно квалифицированная электронная подпись.
Юридически значимый документооборот с деловыми партнёрами.
Чаще всего применяется КЭП, однако НЭП также допустима при наличии подписанного соглашения в соответствии с пунктом 2 статьи 6 закона №63-ФЗ. Для работы с формализованными документами, такими как счета-фактуры и универсальные передаточные документы, требуется исключительно КЭП.
Каков алгоритм подписания цифрового документа
Для того чтобы подписать документ в электронном формате, вам необходимо выполнить последовательно следующие действия:
1. Подготовка документа
Создайте или откройте электронный документ, который необходимо подписать. Формат может быть любым. Важно, чтобы версия файла была окончательной, поскольку после того, как документ будет заверен ЭП, внести изменения уже не получится.
2. Подготовка вашего ПК
Затем потребуется убедиться в полной готовности вашего компьютера для работы с электронной подписью. Для нее
потребуется установить: криптографическую защиту, необходимые драйвера и плагины.
— СКЗИ- это программа, обеспечивающая работу с электронной подписью.
3. Подключение носителя КЭП (если используется)
Подпись хранится на специальном токене, который внешне напоминает флешку.
4. Выбор способа подписания
Подпись хранится на специальном токене, который внешне напоминает флешку.
- Через специальную программу, например, КриптоАРМ, Signatura и др. или веб-сервис, например, систему электронного документооборота.
- Непосредственно в программе: некоторые программы (например, Microsoft Word, Adobe Acrobat) имеют встроенные функции для подписания электронных документов.
5. Процесс подписания. В программе/сервисе:
- Выберите команду «Подписать» или другую подобную надпись;
- Выберите файл, на котором нужно поставить подпись;
- Выберите свою КЭП из списка доступных сертификатов. Обычно отображается имя владельца сертификата.
- Введите PIN-код от вашего токена. Код секретный, обычно его знает только владелец ЭП.
- Дождитесь завершения процесса подписания.
6. Сохранение подписанного документа
После подписания, сохраните подписанный документ. Подпись обычно встраивается в файл документа но в некоторых случаях может создаваться отдельный файл подписи.
Сертификат ЭДО для внешнего документооборота
Внешним документооборотом считается процесс обмена электронными документами с контрагентами, поставщиками, контролирующими органами и любыми другими участниками, выходящими за рамки функционирования вашей организации.
Обычно для внешнего документооборота используют квалифицированную электронную подпись. Она наделяет подписанную документацию юридической силой и позволяет взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами. НЭП тоже может использоваться для внешнего документооборота, однако она станет равнозначной своему рукописному аналогу лишь после заключении между партнерами дополнительного соглашения. Для налоговой она не подойдет.
Сертификат ЭП для внутреннего документооборота
Внутренний документооборот представляет собой систему взаимодействия посредством отправки и получений документов в цифровом формате между сотрудниками одного предприятия. Во внутреннем документообороте и при обмене документами с партнёрами можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись. Главное, чтобы все стороны подписали дополнительное соглашение о том, что такие документы имеют юридическую силу.
Внутренний ЭДО помогает сотрудникам работать быстрее и эффективнее. Он автоматизирует часть работы бухгалтеров, кадровиков, товароведов и многих других специалистов. За счет ЭДО у них становится больше свободного времени для решения важных задач.
Все файлы быстро попадают к назначенным сотрудникам, получают согласование и подписи. Есть даже возможность настройки маршрута согласования между отделами. Тогда один документ будет автоматически перемещаться от одного сотрудника к другому после согласования.
Как получить сертификат ЭП и где это можно сделать
Существуют различные способы выпуска сертификата цифровой подписи. Метод и место оформления ЭП полностью зависит от ее вида и последующего назначения.
Квалифицированная подпись для деклараций и обмена файлами в рамках ЭДО.
В большинстве случаев квалифицированная электронная подпись идет автоматически при подключении к выбранной системе ЭДО. То есть, если вы подключаетесь, например к Диадоку, у вас нет никакой необходимости выпускать подпись отдельно.
КЭП для использования в определенных системах
Для работы с конкретными системами типа маркировки, требуется выпуск специальной подписи.
НЭП
Оформление заявки на получение НЭП происходит полностью дистанционно, посещать отделение не придется. Иногда НЭП также выпускается при покупке электронной подписи на сервис.
ПЭП
Получить ПЭП всех проще. Для этого даже не придется обращаться в Удостоверяющий Центр или другие места. Сайт, приложение или система, для которой нужна ПЭП, самостоятельно определяет условия ее получения, формирует подпись и выдает пользователю. Самыми популярными вариантами ПЭП являются коды подтверждения, смс или пароли и логины.
Подключиться к системе Контур.Диадок
Пришлите заявку на подключение в наш офис продаж и получите скидку.
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.