Электронный график отпусков

График отпусков можно оформлять и хранить в электронном виде в рамках кадрового электронного документооборота. Разберем, какие требования нужно соблюдать, когда утвердить график, какая электронная подпись потребуется и можно ли полностью отказаться от бумажного экземпляра.

Что такое график отпусков и кто обязан его вести

График отпусков определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам. По общему правилу он обязателен и для работодателя, и для сотрудников. Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть.

Микропредприятия и некоторые некоммерческие организации могут отказаться от утверждения отдельных локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, если применяют порядок, предусмотренный ст. 309.2 ТК РФ. В этом случае соответствующие условия закрепляют в трудовых договорах с работниками.

Можно ли оформить график отпусков в электронном виде

Да. Его можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде в рамках КЭДО. Трудовой кодекс не требует оформлять такой график только на бумаге.

Чтобы использовать этот формат, работодатель должен ввести КЭДО в установленном порядке и определить, какие кадровые документы будут оформляться через систему. Для подписания используют электронную подпись в соответствии с требованиями ТК РФ и правилами информационной системы.

При соблюдении этих требований бумажный дубликат не требуется.

Когда утвердить график отпусков на 2027 год

График отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года. По ст. 123 ТК РФ работодатель утверждает его не позднее чем за две недели до начала нового календарного года.

Если в организации действует первичная профсоюзная организация, при утверждении графика учитывают мнение ее выборного органа в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Преимущества электронного графика отпусков

Такой формат упрощает согласование и кадровую работу:

• согласование онлайн — сотрудники передают выбранные даты руководителям без бумажных заявлений и пересылки файлов
• единая актуальная версия — кадровик видит согласованные данные и изменения в одном месте;
• контроль статусов — можно отслеживать согласование, подписание и ознакомление сотрудников;
• меньше ручной работы — не нужно собирать данные из бумажных документов и отдельных таблиц;
• хранение в системе — утвержденная версия и связанные с ней сведения доступны уполномоченным сотрудникам.

Как начать использовать электронный график отпусков

Чтобы перейти на такой формат, работодателю нужно ввести КЭДО в порядке, установленном ТК РФ:

• Выбрать информационную систему для кадрового взаимодействия;
• Принять локальный нормативный акт и определить, какие документы и для каких категорий работников будут оформляться через систему, сроки уведомления и дату перехода;
• Установить порядок подписания и ознакомления сотрудников;
• Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить письменное согласие тех, для кого оно требуется;
• Включить график отпусков в перечень документов, оформляемых через систему.

Согласие на КЭДО не требуется от работников, которые приняты после 31 декабря 2021 года и по состоянию на эту дату не имели трудового стажа.

Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков

ТК РФ не устанавливает специального срока ознакомления работников с утвержденным графиком. Работодателю следует зафиксировать такое ознакомление в принятом порядке.

При этом оно не заменяет уведомление о предстоящем отпуске. По ст. 123 ТК РФ работника нужно известить о времени его начала под роспись не позднее чем за две недели.

Как планировать отпуска в Контур.КЭДО

В Контур.КЭДО процесс можно организовать поэтапно:

• 1. Сотрудник выбирает даты и отправляет их руководителю на согласование.
• 2. Руководитель проверяет выбранные даты команды и при необходимости корректирует периоды.
• 3. Кадровик формирует общий график в 1С или другой учетной системе.
• 4. Руководитель организации подписывает итоговую версию.
• 5. Кадровик направляет сотрудникам приказ об ознакомлении и контролирует процесс.

Сервис также напоминает о приближении отпуска и позволяет оформить перенос, если даты нужно изменить.

Итоги

Такой формат можно использовать без бумажного дубликата, если работодатель ввел КЭДО в установленном порядке и включил график в перечень кадровых документов, оформляемых через систему. При этом важно соблюдать срок утверждения, правила подписания и порядок взаимодействия с работниками.

В Контур.КЭДО можно организовать планирование отпусков, согласование дат, подписание графика и ознакомление сотрудников в одном процессе.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму Т-7?

Нет. Работодатель может применять унифицированную форму Т-7 или разработать собственную. Главное, чтобы она позволяла определить очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Можно ли полностью отказаться от бумажного графика?

Да, если у работодателя в установленном порядке введен КЭДО и график включен в перечень документов, оформляемых через систему. В таком случае бумажный дубликат не требуется.

Какая электронная подпись нужна для графика отпусков?

Вид подписи зависит от используемой информационной системы и установленного порядка. Закон не требует во всех случаях использовать для такого графика только квалифицированную электронную подпись. Необходимо учитывать правила ст. 22.3 ТК РФ.

Нужно ли согласие работника на КЭДО?

По общему правилу — да. Исключение предусмотрено для сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года, которые по состоянию на эту дату не имели трудового стажа. Для них отдельное согласие не требуется.