Система хранения электронных документов Архидок от Диадока

Архидок — это система хранения электронных документов, разработанная Диадоком для организаций, которые работают с электронным документооборотом и нуждаются в централизованном, безопасном и управляемом электронном архиве. Решение предназначено для долговременного хранения юридически значимых документов и выстраивания единой политики архивирования в компании.

Система внедряется по модели on-premises, то есть разворачивается на серверах заказчика. Это позволяет хранить электронные документы внутри корпоративной инфраструктуры, полностью контролировать доступ к данным и исключить зависимость от внешних облачных хранилищ.

Что такое система хранения электронных документов

Система хранения электронных документов (СХЭД) — это программное решение, которое обеспечивает структурированное хранение, поиск, защиту и управление электронными документами на протяжении всего срока их жизни. В отличие от обычных файловых серверов и сетевых папок, такие системы учитывают требования законодательства, бизнес-процессы и особенности электронного документооборота.

Ключевая задача СХЭД — сохранить юридическую значимость электронных документов, обеспечить их целостность и возможность подтверждения подлинности спустя годы после подписания.

Архидок реализует эти функции с учётом требований к ЭДО и корпоративной информационной безопасности.

Юридическая значимость и метка доверенного времени

В системе Архидок применяется метка доверенного времени, а хранение документов осуществляется на стороне пользователя. Метка доверенного времени — это электронная информация, которая подтверждает точную дату и время подписания документа и исключает возможность их изменения задним числом.

Использование метки доверенного времени позволяет:

• подтвердить факт существования документа в конкретный момент времени;
• сохранить юридическую значимость электронных документов на всём сроке хранения;
• использовать документы при проверках, аудитах и судебных разбирательствах.

Применение технологии соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Приказа Минцифры России № 580.

Задачи, которые решает система хранения Архидок

Централизация электронных архивов

Во многих компаниях документы хранятся разрозненно: часть — в Диадоке, часть — во внутренних СЭД, часть — на файловых серверах и в сетевых каталогах. Архидок объединяет все источники в единое хранилище электронных документов, что упрощает управление архивами и исключает потерю данных.

Хранение электронных документов без облаков

Система поддерживает гибкое разграничение прав доступа. Можно настраивать роли, ограничивать доступ к отдельным категориям документов и отслеживать действия пользователей, что повышает уровень безопасности и прозрачности работы с архивами.

Управление доступом и контроль действий

Система поддерживает гибкое разграничение прав доступа. Можно настраивать роли, ограничивать доступ к отдельным категориям документов и отслеживать действия пользователей, что повышает уровень безопасности и прозрачности работы с архивами.

Единая политика хранения для холдинговых структур

Для компаний с несколькими юридическими лицами Архидок позволяет задать общие правила хранения документов и обеспечить контролируемый доступ внутри группы компаний с учётом организационной структуры.

Чем система хранения отличается от обычного файлового архива

В отличие от хранения документов в папках и на файловых серверах, система хранения электронных документов:

• учитывает требования законодательства к срокам хранения;
• сохраняет юридическую значимость документов;
• обеспечивает быстрый поиск по атрибутам и метаданным;
• снижает риски утраты, подмены или несанкционированного доступа;
• упрощает подготовку документов для проверок и отчётности.

Архидок решает эти задачи в рамках единого решения, интегрированного с электронным документооборотом.

Внедрение системы хранения электронных документов Архидок

Процесс внедрения Архидока выстроен поэтапно:

• настройка прав доступа и политики хранения для пользователей и юридических лиц;
• интеграция с Контур.Диадок и внутренними информационными системами;
• перенос архивов из существующих электронных и файловых хранилищ;
• обучение сотрудников и предоставление методических материалов.

На всех этапах заказчик получает сопровождение и техническую поддержку.

Эффект от внедрения Архидока

Использование системы хранения электронных документов Архидок позволяет компаниям:

• сократить время на поиск и обработку документов;
• повысить управляемость и прозрачность ЭДО;
• обеспечить надёжное хранение юридически значимых электронных документов;
• хранить данные внутри собственного ИТ-контура;
• ускорить взаимодействие между подразделениями;
• выполнить требования информационной безопасности и импортозамещения.