В чем разница между формализованными и неформализованными документами в ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. В данной статье разберем, что обозначают данные виды документации, какие у них есть формы и форматы, и в чем различие между формализованными и неформализованными документами в электронном документообороте.

В этой статье:

• Форма и формат электронного документа: в чем разница
• Что такое формализованный документ
• Что такое неформализованный документ
• Коротко о формализованных и неформализованных документах

Формы и форматы электронных документов. Какими они бывают.

Электронный документ — это неотъемлемая часть современной деловой и личной коммуникации. Электронный документ представляет собой аналог бумажной версии в цифровом формате. Передача электронной документации осуществляется с помощью специальных каналов связи и операторов электронного документооборота.

Понятие форма подразумевает внутреннее наполнение документа. То есть, информацию, содержащуюся внутри документа. У обычных бумажных документов обычно есть определенная утвержденная тем или иным контролирующим органом форма. Также форма может быть утверждена самой организацией. В таком случае порядок формирования документации и пример формы обычно фиксируется в локальных актах компании. Если же документ не подразумевает заполнение по конкретной форме, считается, что форма свободная. То есть его можно заполнять на свое усмотрение.

Понятие формы применимо только к бумажным документам. Аналогом формы для электронной документации является формат. В этом заключается основное различие между формой и форматом документации.

Электронный документ может быть представлен в самых разнообразных форматах, начиная от простых текстовых файлов и заканчивая сложными многостраничными отчетами и презентациями, содержащими мультимедийные элементы. Формат цифрового документа определяется его разрешением. Наиболее популярные разрешения файлов: XML, JPG, TIFF, PNG, PDF.

Электронная документация также подразделяется на:

— Формализованную. Формализованные документы, создаются в соответствии с определенными стандартами и требованиями, которые предписаны законодательством, отраслевыми нормами или внутренними регламентами компании. Эти документы обладают четко структурированной формой и содержанием. Формализованными документами являются различные отчеты, приказы, счета-фактуры и прочие официальные бумаги. Все формализованные файлы можно разделить на две подкатегории:

• Обязательные к использованию. К ним относятся документы, которые необходимо применять: счета-фактуры, УПД, УКД, а также все виды корректировок перечисленной документации.
• Необязательные к использованию. К данной подкатегории относятся все остальные утвержденные ФНС документы, которые применяются при необходимости.

— Неформализованные. Неформализованные документы, в свою очередь не имеют конкретной формы и заполняются в свободном формате. Они обладают более гибкими требованиями к содержанию и оформлению. Их можно адаптировать под различные цели. Примеров неформализованной документации являются различные заметки, заявления свободного формата, переписки и так далее.

Что представляет собой формализованный документ

Формализованный документ — это электронный формат официального документа, сформированный в соответствии с утвержденным форматом ФНС. Все формализованные документы создаются с расширением XML.

Данный формат является наиболее удобным для использования, поскольку он позволяет производить автоматическую проверку онлайн-документации, без участия человека. Благодаря этой возможности документы с таким расширением получили негласное название- машиночитаемые документы. За счет автоматизированной проверки, пользователь может быть уверен в правильности введенных данных и полноте предоставленных сведений, а также автоматическая проверка позволяет своевременно выявить ошибки и исправить их. XML-файлы имеют функцию интеграции с учетными системами компаний.

Документы формализованного типа делятся на обязательные и необязательные.

Обязательными являются документы, форматы которых утверждены регулятором и зафиксированы в законодательных актах. Для электронного обмена такими документами необходимо использовать установленные форматы в системах операторов электронного документооборота (ЭДО).

К обязательным относятся универсальные передаточные документы, счета-фактуры и любые варианты их исправлений или корректировок. Все остальные форматы, которые также утверждены контролером, но при этом не требуют обязательного применения. То есть стороны могут производить документооборот этими документами, как в свободном, так и в утвержденном формате с помощью систем ЭДО.

Обязательные форматы формализованной документации при электронном документообороте:

• Универсальный передаточный акт;
• Счета-фактуры;
• Счета-фактуры с корректировками;
• Универсальный корректировочный документ.

Необязательные форматы формализованной документации при электронном документообороте:

• Накладная на товар по форме ТОРГ-12;
• Акт выполнения работ;
• Акт приемки;
• Акт рекламации;
• Различные варианты логистических документов;
• Договора в онлайн-форматах;
• Документы по страховке.

Конечно, не обязательно вести документооборот в онлайн-формате. Практически для всех, за исключением поставщиков и продавцов продукции с маркировками или с необходимостью прослеживания, доступна возможность обмена документацией с контрагентами с использованием стандартных средств коммуникации- личный обмен бумажными документами или их пересылка по почте. Однако использование ЭДО в разы удобнее, экономичнее и быстрее.

Электронный документооборот позволяет значительно оптимизировать и упростить обмен документами как с партнерами, так и с контролирующими органами. Сервисы автоматически производят проверку оформленной документации и моментально доставляют ее адресату.

Что представляет собой неформализованный документ

Неформализованный документ — это тип документации, с отличительной характеристикой которой является отсутствие строго регламентированной структуры и форматов. В отличие от формализованных документов, которые следуют установленным шаблонам и стандартам, неформализованные документы предоставляют больший простор для творчества и гибкости. Они могут быть использованы в различных контекстах, включая деловую переписку, внутренние отчеты, служебные записки или концептуальные предложения.

Неформализованные документы поддерживают различные расширения для обмена файлами в системе ЭДО, а не только XML. Они имеют равную юридическую значимость со своими бумажными аналогами и заверяются с помощью электронной подписи.

Вывод

Формализованные и неформализованные документы занимают важное место в документообороте любой организации, и их различия нередко определяют степень гибкости и универсальности в процессе управления информацией. Формализованные документы характеризуются строгой структурой, установленной законодательством или внутренними регламентами организации.

Неформализованные документы обладают большей адаптивностью и менее строгими правилами к оформлению и содержанию. Кроме того, все формализованные документы должны находиться в машиночитаемом формате, с расширением XML. А для неформализованных документов доступны различные форматы.

Определение того, какой вид документа выбрать в той или иной ситуации, зависит от поставленных задач, уровня ответственности и адресата. Формализованные документы подходят для официальных ситуаций, где необходимо строгое соблюдение правил и процедур, в то время как неформализованные помогают экономить время и усилия в ситуациях, где необходима скорость и гибкость. А неформализованные предназначены для внутреннего обмена документацией или для менее формальных событий.