Возможности Контур.Диадок

Отправка писем контрагентам

Диадок работает по принципу электронной почты, но с отличиями:

1. Документы переданные через Диадок, защищены криптографией, посторонний человек открыть не сможет

2. Документы переданные через Диадок и подписанные ЭП имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные, с печатью.

Отправка письма схожа с почтой. Выбираете получателя, прикладываете и отправляете, до этого подписав документы электронной подписью тем самым шифруете и придаете юридическую значимость.

Распределение входящих писем по отделам

Если в компании несколько отделов работают с ЭДО и каждый из них работает с разными документами от контрагентов, можете настроить маршруты получения.

Таким образом клиент может сам выбрать подразделение или отдел куда отправить документы, тем самым уменьшая вероятность несвоевременного подписания документов.

И Вы, можете самостоятельно, для каждого контрагента выбрать то подразделение, в которое будут приходить его письма. Также настройте получение входящих документы по формату.

Сохранность документов

Хранение документов у операторов электронного документооборота это:

1) Безопасно. Храним документы в 3-х копиях, в 3-х дата центах и в 3-х точках России.
Дата-центры с разрешениями и лицензиями ФСБ, и Минкомсвязи на хранение данных с защитой Уровня 4 (2(N+1)).

2) Доступно. Вы с любого места и компьютера, при наличии электронной подписи, получаете доступ к отправленным документам. При необходимости можете отправить новые или подписать входящие накладные или акты.

Подписание документов после согласования

В ситуации, когда для подписания документа, его согласовывают ответственные сотрудники или отделы, Вы настраиваете маршрут подписания. Указываете сотрудников, кто за кем подписывает и кто это резюмирует. Каждый из них проверяет ту информацию, за которую отвечает и поставляет визу.

Когда согласовали документ, руководитель подписывает и завершает электронный документооборот.

Поиск своих контрагентов в Диадоке

К началу 2020 года в Диадоке было зарегистрировано 2 миллионов юридических лиц. Среди них уже есть Ваши контрагенты.

Чтобы их найти загрузите список Excel с ИНН в сервис. После проверки Вы увидите тех, кто уже работает в Диадоке и сможете отправить приглашения на обмен документами. Как только Ваши коллеги одобрят запрос, вы можете приступать к ЭДО с ними.

Выгрузка документов для ФНС

Когда ФНС запрашивает документы по вашим контрагентам, это стресс и дополнительные сложности. Бумажные документы нужно найти, это время. А ответ на требование по срокам регламентирован.

В Диадоке документы хранятся в электронном виде. Через поиск можете найти любой акт или накладную с самого первого дня работы в Диадоке. ФНС принимает акты и договора переданные через ЭДО. Вы отвечаете на требование, прикладываете документ и отправляете. Ничего не нужно сканировать и распечатывать.