Машиночитаемая доверенность: новые требования МЧД 2022 года

• по-прежнему использовать ЭЦП юридического лица с указанием своих данных;
• применять новый порядок, используя оформленную на себя ЭЦП, не указывая при этом информацию о себе и МЧД.

Летом 2022 г. некоторые площадки уже переходят на МЧД, в частности, ФСС и ФНС. Также можно использовать новые правила для работы в сервисе электронного документооборота (ЭДО), если эта система уже может распознавать МЧД.

С 1 января 2023 года доверенность МЧД будет обязательными и единственными для всех организаций. При их отсутствии сотрудник не сможет ставить подпись на документах от имени своей организации. Однако руководству организаций нежелательно откладывать оформление МЧД на крайний срок, поскольку понадобится немало времени на подготовку персонала к переходу на новые правила. Нужно будет не просто получить соответствующий файл, но и обучить сотрудников работе с электронной доверенностью, обеспечить их электронными подписями. Желательно также предварительно протестировать полученную МЧД доверенность, прежде чем окончательно ее запускать. Подготовительная работа обычно занимает не меньше месяца.

Если сотрудникам и уполномоченным лицам оформить свои ЭЦП юрлица, то это сформирует привычку работать с ними. ЭП юрлиц могут применяться без МЧД и имеют почти тот же статус, что и подпись руководителя.

Тестирование системы МЧД лучше завершить до конца ноября 2022 г., тогда с началом следующего года работа компании не застопорится из-за проблем с внедрением машиночитаемой доверенности.

Электронная доверенность при работе с контрагентами в ЭДО

МЧД применима не только в ЭДО с государственными органами, но и при работе с деловыми партнерами. При этом руководители партнерских компаний также должны заверить МЧД своей квалифицированной ЭП. Главные способы создания доверенности следующие:

• в Контур.Доверенности и некоторых других сервисах;
• на сайте созданного ФНС реестра.

Реестр ФНС представляет собой распределенную базу данных, то есть даже если какой-то узел сети окажется неработоспособным, доступ к информации будет возможен из других входящих в платформу узлов. Через распределенный реестр отправляется реквизиты электронной доверенности, по которым можно проверить полученную информацию.

Сервис Контур.Доверенность: основные задачи

У компании Контур есть особый сервис, обслуживающий МЧД – Контур.Доверенность. Здесь можно проводить основные операции с МЧД. Расширенный набор услуг будет введен после полного формирования нормативной базы по машиночитаемым доверенностям.

Сервис Контур.Доверенность позволяет вмещать все имеющиеся у компании доверенности в одном месте. Руководитель организации может подписывать МЧД, менять полномочия сотрудников, следить за сроком действия. Для оформления доверенности можно передать соответствующие полномочия работнику компании, но подписывать документ может исключительно ее директор.

На данный момент Контур.Доверенность используется в Диадоке, но в ближайшее время появится возможность использовать ее и во внешних системах.

Для чего вводится МЧД?

Машиночитаемые доверенности стали использоваться с 01.01.22 г. Опыт их использования подтвердил, что доверенность значительно повышает безопасность организации при сотрудничестве с госорганами и контрагентами. До введения доверенности машиночитаемой и до конца 2022 г. документация заверяется двумя способами:

1. С использованием ЭЦП юрлица, где указаны данные подписавшего документ работника и информацию об организации. Способ весьма распространенный, но не всегда получатели могут проверить наличие полномочий сотрудника.
2. С применением копии закрытого электронного ключа руководителя. При такой системе сотрудник фактически заменяет руководителя. Способ рискованный по той причине, что недобросовестный сотрудник может использовать право подписи для совершения финансовых махинаций. Также копией ключа могут завладеть посторонние лица.

Теперь же уполномоченный сотрудник с подписью передает только свои личные данные, но не данные организации. С помощью обмена машиночитаемой доверенности ( МЧД) получатель легко проверяет правовые полномочия работника. Поэтому новая система обеспечивает безопасность, как организации, так и аккредитованных уполномоченных лиц.