Машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность: новые требования 2022 года

К концу 2022 г. использованию ЭЦП в соответствии с новыми правилами обязаны научиться все сотрудники предприятий и организаций разных форм собственности. В частности, каждый должен уметь применять МЧД и ЭЦП при подписании электронных документов в повседневной служебной деятельности.

Подключиться

Что такое МЧД?

Машиночитаемой доверенностью (в дальнейшем МЧД) называется электронный вариант стандартной доверенности, который ранее составлялся на бумаге. МЧД представляет собой файл с расширением .xml, где содержатся данные о доверителе. Часто машиночитаемой доверенностью МЧД называют просто электронной доверенностью.

Руководитель компании или организации заверяет МЧД своей КЭП. При сдаче отчетов или визировании счетов-фактур сотрудником, он к комплексу подписанной документации прикрепляет МЧД.

Появление МЧД стало результатом изменений в федеральном законодательстве. Согласно новой редакции 63-ФЗ «Об электронной подписи», меняется ЭЦП физического лица. Теперь в ней отсутствуют данные об организации, а для подтверждения соответствующих полномочий следует добавить к документации МЧД.

Машиночитаемая доверенность не является вариацией скана доверенности на бумаге. У нее есть свой формат и особые шаблоны содержания. Из МЧД сведения считываются системой автоматически, что не произойдет со сканом. Поэтому сканирование документов не может служить заменой МЧД.

Суть МЧД в подтверждении права работника компании подписывать исходящие от нее документы. Но подписывать саму МЧД должен директор или руководитель, для этого он должен обладать КЭП.

Отправить заявку

Сроки введения МЧД

До конца 2022 г. сотрудники по желанию имеют право использовать по выбору одну из двух схем применения МЧД.

  • по-прежнему использовать ЭЦП юридического лица с указанием своих данных;
  • применять новый порядок, используя оформленную на себя ЭЦП, не указывая при этом информацию о себе и МЧД.

Летом 2022 г. некоторые площадки уже переходят на МЧД, в частности, ФСС и ФНС. Также можно использовать новые правила для работы в сервисе электронного документооборота (ЭДО), если эта система уже может распознавать МЧД.

С 1 января 2023 г. МЧД будут обязательными и единственными для всех организаций. При их отсутствии сотрудник не сможет ставить подпись на документах от имени своей организации. Однако руководству организаций нежелательно откладывать оформление МЧД на крайний срок, поскольку понадобится немало времени на подготовку персонала к переходу на новые правила. Нужно будет не просто получить соответствующий файл, но и обучить сотрудников работе с электронной доверенностью, обеспечить их электронными подписями. Желательно также предварительно протестировать полученную МЧД, прежде чем окончательно ее запускать. Подготовительная работа обычно занимает не меньше месяца.

Если сотрудникам и уполномоченным лицам оформить свои ЭЦП юрлица, то это сформирует привычку работать с ними. ЭП юрлиц могут применяться без МЧД и имеют почти тот же статус, что и подпись руководителя.

Тестирование системы МЧД лучше завершить до конца ноября 2022 г., тогда с началом следующего года работа компании не застопорится из-за проблем с внедрением машиночитаемой доверенности.

Работа с МЧД

Принципы действия МЧД установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 за №223. Порядок работы находится на этапе доработки.

Работа с МЧД

Выпуск доверенностей с помощью МЧД

Важная информация заносится в машиночитаемую доверенность руководителем. После этого МЧД заверяется личной КЭП директора. В данном случае сертификат ЭЦП юрлица недействителен. После подписания МЧД направляется в общую инфосистему.


Хранение доверенностей

Место хранения МЧД зависит от информационной системы (ИС), с которой работает организация, на которую настроены ее службы. В частности, подходящими для хранения ИС могут быть:

  • операторы ЭДО, включая Контур;
  • ПФР, ФСС, ФНС и проч.;
  • имеющие соответствующую аккредитацию УЦ, включая Контур;
  • УЦ Казначейства, Центрального банка и ФНС;
  • Главный УЦ;
  • инфосистема, где подписываются документы, к примеру, ИС самой организации, либо Контура.

Возможно, в скором времени будет добавлена система получивших аккредитацию доверенных третьих сторон.


Отправка и применение доверенностей

Отправка МЧД может осуществляться следующими вариантами:

  • Отдельным файлом в комплекте с подписанной документацией. В этом случае сотрудник извлекает из системного архива нужный файл и прикрепляет к общему пакету.
  • Без непосредственной отправки файла МЧД, только с указанием номера в специальной системе. Получатель вводит соответствующий номер, после чего получает из базы данных всю информацию.

Получателем МЧД могут проверяться:

  • полномочия служащего, отправившего документацию;
  • длительность действия файла;
  • достоверность ЭЦП руководителя организации, отправившей документы.

Как отозвать доверенность?

Если по каким-либо причинам директор решил прекратить полномочия сотрудника на подписание документов, он имеет право отзыва МЧД. Для этого требуется направить заявление в систему, в которой она хранится. Форма заявки устанавливается системой-хранителем.

Содержание МЧД

Основные стандарты оформления указаны в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 за № 857. Они таковы:

  • Должна быть внесена полная информация о МЧД, включая название, номер, длительность действия.
  • Важно указать данные доверяющей стороны – юридического или физического лица, индивидуального предпринимателя.
  • Вписываются данные представителя и объем его полномочий.
  • Фиксируется возможность передоверия.
  • Файл подписывается электронной подписью руководителя.

Каждая информационная система может устанавливать свой формат МЧД. Минцифры РФ предлагает лишь рекомендательный шаблон. В результате у организации может быть больше одной МЧД для различных служб и задач.

Пока машиночитаемая доверенность не стала единственной и обязательной, сотрудниками может использоваться электронная подпись юридического лица для документооборота, текущей отчетности, тендеров и госзакупок.

Что может быть дополнительно в МЧД?

Объем и характер полномочий фиксируется в произвольной форме или заимствуется из классификатора. В нем перечислены самые распространенные полномочия. Найти его можно в Госуслугах.

Единый классификатор пока разрабатывается, вероятно, за основу будет взят уже существующий классификатор ФНС. Также разрабатываются и уточняются отдельные элементы функционирования и применения МЧД – способ передоверия, взаимодействие с нотариальной службой, передача информации о выданных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Нормативные акты должны быть изданы к исходу 2022 г.

Чтобы массово использовать электронную доверенность, необходимо утверждение регламентов по работе с МЧД во всех основных информационных системах. Однако, порядок использования МЧД регламентируется каждой системой отдельно, поэтому единых правил по оформлению быть не может.

МЧД в ФНС

Порядок сдачи налоговой отчетности с использованием машиночитаемой доверенности определен приказом ФНС от 30.04.2021. В соответствии с приказом, нужно отправить один раз МЧД в Федеральную налоговую службу, прежде чем отправлять отчет. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчетности с одним лишь отличием – процесс отчета производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться услугами Контур.Экстерн.

Похожий порядок работы применяется и при сдаче отчетов в ФСС. Перед сдачей отчета нужно будет направить МЧД в ФСС, после чего доверенности присваивается номер, который указывается при передаче отчетности.

Электронная доверенность при работе с контрагентами в ЭДО

Электронная доверенность при работе с контрагентами в ЭДО

МЧД применима не только в ЭДО с государственными органами, но и при работе с деловыми партнерами. При этом руководители партнерских компаний также должны заверить МЧД своей квалифицированной ЭП. Главные способы создания доверенности следующие:

  • в Контур.Доверенности и некоторых других сервисах;
  • на сайте созданного ФНС реестра.

Реестр ФНС представляет собой распределенную базу данных, то есть даже если какой-то узел сети окажется неработоспособным, доступ к информации будет возможен из других входящих в платформу узлов. Через распределенный реестр отправляется реквизиты электронной доверенности, по которым можно проверить полученную информацию.

Сервис Контур.Доверенность: основные задачи

У компании Контур есть особый сервис, обслуживающий МЧД – Контур.Доверенность. Здесь можно проводить основные операции с МЧД. Расширенный набор услуг будет введен после полного формирования нормативной базы по машиночитаемым доверенностям.

Сервис Контур.Доверенность позволяет вмещать все имеющиеся у компании доверенности в одном месте. Руководитель организации может подписывать МЧД, менять полномочия сотрудников, следить за сроком действия. Для оформления доверенности можно передать соответствующие полномочия работнику компании, но подписывать документ может исключительно ее директор.

На данный момент Контур.Доверенность используется в Диадоке, но в ближайшее время появится возможность использовать ее и во внешних системах.

Сервис Контур.Доверенность: основные задачи

Для чего вводится МЧД?

Машиночитаемые доверенности стали использоваться с 01.01.22 г. Опыт их использования подтвердил, что доверенность значительно повышает безопасность организации при сотрудничестве с госорганами и контрагентами. До введения доверенности машиночитаемой и до конца 2022 г. документация заверяется двумя способами:

  1. С использованием ЭЦП юрлица, где указаны данные подписавшего документ работника и информацию об организации. Способ весьма распространенный, но не всегда получатели могут проверить наличие полномочий сотрудника.
  2. С применением копии закрытого электронного ключа руководителя. При такой системе сотрудник фактически заменяет руководителя. Способ рискованный по той причине, что недобросовестный сотрудник может использовать право подписи для совершения финансовых махинаций. Также копией ключа могут завладеть посторонние лица.

Теперь же уполномоченный сотрудник с подписью передает только свои личные данные, но не данные организации. С помощью МЧД получатель легко проверяет полномочия работника. Поэтому новая система обеспечивает безопасность, как организации, так и уполномоченных лиц.

Закажите консультацию по интеграции ЭДО

Главный офис

190141, Санкт-Петербург, ул. 2-Советская, дом 15, офис 217

Точки выдачи по всей России.

Телефон

8 (800) 777-56-91

Email

info@диадок.рф

График работы

ПН-ПТ, с 9:00 - 18:00