Электронный кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот – это достаточно эффективный обмен кадровыми документами, значимыми в юридическом плане, который происходит между работодателем, а также самим сотрудником. А вот такое действие, как дублирование на бумаге, здесь полностью отсутствует. Вследствие всего этого, каждый работодатель получает весьма удобный инструмент оперативного сбора оригинальной документации.

Работнику больше нет совершенно никакой надобности в том, чтобы постоянно бегать в отдел кадров для подачи собственного заявления, а также для ознакомления с многочисленными приказами. Любая документация может быть подписана даже в удаленном режиме. В этой ситуации, обычная подпись заменяется на электронный вариант.

Кадровые документы: какие существуют виды?


Согласно нынешнему трудовому законодательству, на сегодняшний день предусматривается больше 80 различных видов кадровой документации. Все документы можно поделить на две большие группы:

- Массовая документация. Это распоряжения, многочисленные инструкции, частые изменения в компании и т.д.
- Документация личного характера. Это приказы и различные трудовые договоры, которые воздействуют только на одного единственного работника. К примеру, такие документы могут касаться, как отпуска сотрудника, так и командировки.

Что же касается клиентов, то они зачастую в электронном варианте без непосредственного дублирования на обычной бумаге отправляют именно последующие виды кадровых документов:

  • График отпусков.
  • Штатное расписание.
  • Приказы и заявления.
  • Правила трудового внутреннего распорядка.
  • Личную документацию и т.д.

Если же речь идет об обязательном дублировании на обычной бумаге, тогда клиентами чаще всего в электронном формате, отправляются именно последующие виды документации:

  • Ученический договор.
  • Трудовой договор.
  • Договор, напрямую связанный с материальной ответственностью.

Любой клиент самостоятельно принимает решение по поводу того, какие разновидности кадровой документации необходимо перевести именно в электронный вариант. Определенные организации, которыми используется «КЭДО», отправляют полностью все существующие документы в электронном виде без присутствия даже малейшего ограничения. А вот другие выбирают только несколько вариантов, а вот все остальные представляются в бумажном виде.

Какая документация допускается к подписанию?


Здесь, первоначально, необходимо выделить последующие разновидности кадровых документов:

  • Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
  • Заявление, которое может касаться даже увольнения.
  • Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
  • Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
  • Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
  • Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
  • Извещение, ознакомление и распоряжение.
  • График сменности и отпусков.
  • Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
  • Некоторые другие документы.

Кому рекомендовано использование сервиса?


Кадровый документооборот этого вида, первоначально, рекомендован, если организация:

  • Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
  • Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.

Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.

Диадок и КЭДО: что стоит знать?


На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:

  • Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
  • Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.