Электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот – это достаточно эффективный обмен кадровыми документами, значимыми в юридическом плане, который происходит между работодателем, а также самим сотрудником. А вот такое действие, как дублирование на бумаге, здесь полностью отсутствует. Вследствие всего этого, каждый работодатель получает весьма удобный инструмент оперативного сбора оригинальной документации.

Работнику больше нет совершенно никакой надобности в том, чтобы постоянно бегать в отдел кадров для подачи собственного заявления, а также для ознакомления с многочисленными приказами. Любая документация может быть подписана даже в удаленном режиме. В этой ситуации, обычная подпись заменяется на электронный вариант.

Подключиться

Кадровые документы: какие существуют виды?


Согласно нынешнему трудовому законодательству, на сегодняшний день предусматривается больше 80 различных видов кадровой документации. Все документы можно поделить на две большие группы:

Массовая документация

Массовая документация

Это распоряжения, многочисленные инструкции, частые изменения в компании, регламентные документы, документы о штатной численности, правила внутреннего распорядка, уставные документы предприятия.

Документация личного характера

Документация личного характера

Это приказы и различные трудовые договоры, которые воздействуют только на одного единственного работника. К примеру, такие документы могут касаться, как отпуска сотрудника, так и командировки.

Что же касается клиентов, то они зачастую в электронном варианте без непосредственного дублирования на обычной бумаге отправляют именно последующие виды кадровых документов:

  • График отпусков.
  • Штатное расписание.
  • Приказы и заявления.
  • Правила трудового внутреннего распорядка.
  • Личную документацию и т.д.

Если же речь идет об обязательном дублировании на обычной бумаге, тогда клиентами чаще всего в электронном формате, отправляются именно последующие виды документации:

  • Ученический договор.
  • Трудовой договор.
  • Договор, напрямую связанный с материальной ответственностью.

Любой клиент самостоятельно принимает решение по поводу того, какие разновидности кадровой документации необходимо перевести именно в электронный вариант. Определенные организации, которыми используется «КЭДО», отправляют полностью все существующие документы в электронном виде без присутствия даже малейшего ограничения. А вот другие выбирают только несколько вариантов, а вот все остальные представляются в бумажном виде.

Какая документация допускается к подписанию?

  • Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
  • Заявление, которое может касаться даже увольнения.
  • Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
  • Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
  • Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
  • Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
  • Извещение, ознакомление и распоряжение.
  • График сменности и отпусков.
  • Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
  • Некоторые другие документы.

Кому рекомендовано использование сервиса?


Кадровый документооборот подходит всем компаниям, кто хочет перейти на электронный документооборот.

  • Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
  • Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.

Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.

Процесс перехода на систему кадрового электронного документооборота


Все предприятия, которые решат перейти на новую систему кадрового электронного документооборота, должны пройти несколько этапов. И главный из них – это разработка соответствующего локально-нормативного акта. Данный ЛНА может выступать в роли обособленного положения, а может быть частью правил трудового распорядка предприятия.

Ниже рассмотрим какие данные должны содержаться в данном ЛНА:

  • Информация об ИС, которые используются на предприятии.
  • Информация о системе доступа к ИС со стороны работодателя.
  • Список всех документов, которые предприятие желает перевести в электронный вариант.
  • Список всех категорий сотрудников, с которыми будет вестись кадровый ЭДО.
  • Дата уведомления сотрудников предприятия о переходе на новую систему КДП.
  • Дата получения согласия от сотрудников на переход к системе кадрового электронного документооборота.
  • Дата начала эксплуатации новой электронной системы.
  • Сроки и частота ознакомления и подписания всех документов в электронном виде со стороны сотрудников предприятия.
  • Сроки проведения обучения сотрудников работы с новой системой КДП.
  • Информация о документах, которые могут продолжать вестись в бумажном формате.
  • Система взаимодействия с профсоюзом.

Обратите внимание, что в положении о переходе на новую систему кадрового делопроизводства необходимо указывать сроки в рабочих днях. То есть в выходные и праздничные дни сотрудник не может подписывать никакие документы, которые касаются кадрового электронного документооборота.

Преимущества Кадрового ЭДО


Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:

  • Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
  • Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
  • Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
  • Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
  • Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
  • Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.

Диадок и КЭДО: что стоит знать?


На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:

  • Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
  • Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.