Подключите кадровый электронный документооборот

Электронный кадровый документооборот подходит всем компаниям, кто хочет перейти на ЭДО.

• Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
• Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.

Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.

Все предприятия, которые решат перейти на новую систему кадрового электронного документооборота (ЭДО), должны пройти несколько этапов. И главный из них – это разработка соответствующего локально-нормативного акта. Данный ЛНА может выступать в роли обособленного положения, а может быть частью правил трудового распорядка предприятия.

Ниже рассмотрим какие данные должны содержаться в данном ЛНА:

• Информация об ИС, которые используются на предприятии.
• Информация о системе доступа к ИС со стороны работодателя.
• Список всех документов, которые предприятие желает перевести в электронный вариант.
• Список всех категорий сотрудников, с которыми будет вестись кадровый ЭДО.
• Дата уведомления сотрудников предприятия о переходе на новую систему КДП.
• Дата получения согласия от сотрудников на переход к системе кадрового электронного документооборота.
• Дата начала эксплуатации новой электронной системы.
• Сроки и частота ознакомления и подписания всех документов в электронном виде со стороны сотрудников предприятия.
• Сроки проведения обучения сотрудников работы с новой системой КДП.
• Информация о документах, которые могут продолжать вестись в бумажном формате.
• Система взаимодействия с профсоюзом.

Обратите внимание, что в положении о переходе на новую систему кадрового делопроизводства необходимо указывать сроки в рабочих днях. То есть в выходные и праздничные дни сотрудник не может подписывать никакие документы, которые касаются кадрового электронного документооборота (ЭДО).

Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:

• Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
• Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
• Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
• Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
• Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
• Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.

На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:

• Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
• Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.