Электронный кадровый документооборот
Кадровый электронный документооборот – это достаточно эффективный обмен кадровыми документами, значимыми в юридическом плане, который происходит между работодателем, а также самим сотрудником. А вот такое действие, как дублирование на бумаге, здесь полностью отсутствует. Вследствие всего этого, каждый работодатель получает весьма удобный инструмент оперативного сбора оригинальной документации.
Работнику больше нет совершенно никакой надобности в том, чтобы постоянно бегать в отдел кадров для подачи собственного заявления, а также для ознакомления с многочисленными приказами. Любая документация может быть подписана даже в удаленном режиме. В этой ситуации, обычная подпись заменяется на электронный вариант.
ПодключитьсяКадровые документы: какие существуют виды?
Согласно нынешнему трудовому законодательству, на сегодняшний день предусматривается больше 80 различных видов кадровой документации. Все документы можно поделить на две большие группы:
Массовая документация
Это распоряжения, многочисленные инструкции, частые изменения в компании, регламентные документы, документы о штатной численности, правила внутреннего распорядка, уставные документы предприятия.
Документация личного характера
Это приказы и различные трудовые договоры, которые воздействуют только на одного единственного работника. К примеру, такие документы могут касаться, как отпуска сотрудника, так и командировки.
Что же касается клиентов, то они зачастую в электронном варианте без непосредственного дублирования на обычной бумаге отправляют именно последующие виды кадровых документов:
- График отпусков.
- Штатное расписание.
- Приказы и заявления.
- Правила трудового внутреннего распорядка.
- Личную документацию и т.д.
Если же речь идет об обязательном дублировании на обычной бумаге, тогда клиентами чаще всего в электронном формате, отправляются именно последующие виды документации:
- Ученический договор.
- Трудовой договор.
- Договор, напрямую связанный с материальной ответственностью.
Любой клиент самостоятельно принимает решение по поводу того, какие разновидности кадровой документации необходимо перевести именно в электронный вариант. Определенные организации, которыми используется «КЭДО», отправляют полностью все существующие документы в электронном виде без присутствия даже малейшего ограничения. А вот другие выбирают только несколько вариантов, а вот все остальные представляются в бумажном виде.
Какая документация допускается к подписанию?
- Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
- Заявление, которое может касаться даже увольнения.
- Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
- Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
- Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
- Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
- Извещение, ознакомление и распоряжение.
- График сменности и отпусков.
- Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
- Некоторые другие документы.
Кому рекомендовано использование сервиса?
Кадровый документооборот подходит всем компаниям, кто хочет перейти на электронный документооборот.
- Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
- Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.
Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.
Процесс перехода на систему кадрового электронного документооборота
Все предприятия, которые решат перейти на новую систему кадрового электронного документооборота, должны пройти несколько этапов. И главный из них – это разработка соответствующего локально-нормативного акта. Данный ЛНА может выступать в роли обособленного положения, а может быть частью правил трудового распорядка предприятия.
Ниже рассмотрим какие данные должны содержаться в данном ЛНА:
- Информация об ИС, которые используются на предприятии.
- Информация о системе доступа к ИС со стороны работодателя.
- Список всех документов, которые предприятие желает перевести в электронный вариант.
- Список всех категорий сотрудников, с которыми будет вестись кадровый ЭДО.
- Дата уведомления сотрудников предприятия о переходе на новую систему КДП.
- Дата получения согласия от сотрудников на переход к системе кадрового электронного документооборота.
- Дата начала эксплуатации новой электронной системы.
- Сроки и частота ознакомления и подписания всех документов в электронном виде со стороны сотрудников предприятия.
- Сроки проведения обучения сотрудников работы с новой системой КДП.
- Информация о документах, которые могут продолжать вестись в бумажном формате.
- Система взаимодействия с профсоюзом.
Обратите внимание, что в положении о переходе на новую систему кадрового делопроизводства необходимо указывать сроки в рабочих днях. То есть в выходные и праздничные дни сотрудник не может подписывать никакие документы, которые касаются кадрового электронного документооборота.
Преимущества Кадрового ЭДО
Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:
- Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
- Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
- Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
- Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
- Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
- Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.
Диадок и КЭДО: что стоит знать?
На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:
- Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
- Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.
