Подключите кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Кадровый электронный документооборот – это достаточно эффективный обмен кадровыми документами, значимыми в юридическом плане, который происходит между работодателем, а также самим сотрудником. А вот такое действие, как дублирование на бумаге, здесь полностью отсутствует. Вследствие всего этого, каждый работодатель получает весьма удобный инструмент оперативного сбора оригинальной документации.
Работнику больше нет совершенно никакой надобности в том, чтобы постоянно бегать в отдел кадров для подачи собственного заявления, а также для ознакомления с многочисленными приказами. Любая документация может быть подписана онлайн через электронную подпись, а вся документация передается через ЭДО.
ПодключитьсяКадровые документы: какие существуют виды?
Согласно нынешнему трудовому законодательству, на сегодняшний день предусматривается больше 80 различных видов кадровой документации. Все документы можно поделить на две большие группы:
Массовая документация
Это распоряжения, многочисленные инструкции, частые изменения в компании, регламентные документы, документы о штатной численности, правила внутреннего распорядка, уставные документы предприятия.
Документация личного характера
Это приказы и различные трудовые договоры, которые воздействуют только на одного единственного работника. К примеру, такие документы могут касаться, как отпуска сотрудника, так и командировки.
Что же касается клиентов, то они зачастую в электронном варианте без непосредственного дублирования на обычной бумаге отправляют именно последующие виды кадровых документов:
- График отпусков.
- Штатное расписание.
- Приказы и заявления.
- Правила трудового внутреннего распорядка.
- Личную документацию и т.д.
Если же речь идет об обязательном дублировании на обычной бумаге, тогда клиентами чаще всего в электронном формате, отправляются именно последующие виды документации:
- Ученический договор.
- Трудовой договор.
- Договор, напрямую связанный с материальной ответственностью.
Любой клиент самостоятельно принимает решение по поводу того, какие разновидности кадровой документации необходимо перевести именно в электронный вариант (ЭДО). Определенные организации, которыми используется «КЭДО», отправляют полностью все существующие документы в электронном виде без присутствия даже малейшего ограничения. А вот другие выбирают только несколько вариантов, а вот все остальные представляются в бумажном виде.
Какая документация допускается к подписанию?
- Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
- Заявление, которое может касаться даже увольнения.
- Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
- Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
- Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
- Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
- Извещение, ознакомление и распоряжение.
- График сменности и отпусков.
- Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
- Некоторые другие документы.
Кому рекомендовано использование сервиса?
Электронный кадровый документооборот подходит всем компаниям, кто хочет перейти на ЭДО.
- Обладает огромным штатом работников, куда стоит отнести и удаленных специалистов.
- Имеет многочисленные подразделения и филиалы в наиболее разнообразных городах.
Дополнительно, в использовании сервиса, могут быть заинтересованы и те собственники компаний, которые испытывают значительные неудобства, связанные с ограничениями, касаются принудительной изоляции в столице, а также в остальных городах. Все это может касаться и такого явления, как добровольный переход сотрудников из дома на работу. Подобная проблема часто может возникнуть и в достаточно маленькой фирмы.
Процесс перехода на систему кадрового электронного документооборота
Все предприятия, которые решат перейти на новую систему кадрового электронного документооборота (ЭДО), должны пройти несколько этапов. И главный из них – это разработка соответствующего локально-нормативного акта. Данный ЛНА может выступать в роли обособленного положения, а может быть частью правил трудового распорядка предприятия.
Ниже рассмотрим какие данные должны содержаться в данном ЛНА:
- Информация об ИС, которые используются на предприятии.
- Информация о системе доступа к ИС со стороны работодателя.
- Список всех документов, которые предприятие желает перевести в электронный вариант.
- Список всех категорий сотрудников, с которыми будет вестись кадровый ЭДО.
- Дата уведомления сотрудников предприятия о переходе на новую систему КДП.
- Дата получения согласия от сотрудников на переход к системе кадрового электронного документооборота (ЭДО).
- Дата начала эксплуатации новой электронной системы.
- Сроки и частота ознакомления и подписания всех документов в электронном виде со стороны сотрудников предприятия.
- Сроки проведения обучения сотрудников работы с новой системой КДП.
- Информация о документах, которые могут продолжать вестись в бумажном формате.
- Система взаимодействия с профсоюзом.
Обратите внимание, что в положении о переходе на новую систему кадрового делопроизводства необходимо указывать сроки в рабочих днях. То есть в выходные и праздничные дни сотрудник не может подписывать никакие документы, которые касаются кадрового электронного документооборота (ЭДО).
Преимущества Кадрового ЭДО
Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:
- Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
- Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
- Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
- Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
- Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
- Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.
Отзывы
Зубач Евгений
Ну что я могу сказать про ЭДО, вещь очень полезная. Недавно устраивался на работу, так у них был кадровый ЭДО. В конечном итоге никакой суеты с документами, только надо было сделать электронную подпись, но и это несложно. На основании изложенного, хочу выразить огромную благодарность этим ребятам, заслуживают свою известность!
Кириленко Антон
К нашей компании месяц назад подключили кадровый ЭДО от Контур.Диадок, поскольку документов работников много и их надо как-то сортировать, а места уже просто нет. По итогу хранение, отправки, да и в целом учет документов стал намного проще. Большое человеческое спасибо вам и вашему информационному порталу за новости услуги, продолжайте в том же духе!
Александр Бушкевич
Отправлял в последний раз через Контур.Диадок договор материальной ответственности. Создание аккаунта на сайте простое и удобное и переводить документы одно удовольствие (все моментально отправляется без каких-либо задержек). Теперь отчетности отправляю в налоговые только через этот кадровый ЭДО, за помощью можете смело обращаться сюда, не пожалеете.
Анатолий Ворсенко
С Контур.Диадок сотрудничаю уже больше года, пока что могу только похвалить компанию. Получать, отправлять и читать отчет или проекты удобно, требования входа адекватные, защита надежная. Теперь трудовые документы отправляю только через эту среду, обязательно добавлю ее в свой бизнес. Использовать программу удобно и просто, считаю должным посоветовать этот документооборот кэдо!
Александр Пыхтько
Усиленная квалифицированная электронная подпись мне далась сложно, ради нее прошел буквально все круги ада, но не зря, использование кадрового документооборота очень упростило мою жизнь! Теперь архив не нужен, да и порядок там наводить не надо, все находится на одном носителе. Считаю, что Контур.Диадок пригодится в любой сфере, так как он делает очень простым оформление и отправку документов.
Вельченко Сергей
Пользуюсь услугами этого сайта только около нескольких дней, но уже успел заметить, что сделано здесь все на совесть. Кадровый документооборот мгновенный, поддержка отвечает всегда быстро и ведет себя адекватно. Также в личном кабинете можно и хранить документы трудовых будней, что делает ненужным бумажную документацию. В итоге скажу, что набираем людей на работу только через эту систему, очень благодарны вам :)
Диадок и КЭДО: что стоит знать?
На сегодняшний день, на базе Диадока существует всего несколько различных решений:
- Интеграция с использованием специальной учетной системы. Подобное решение в основном используется именно для отдела кадров.
- Обычный веб-интерфейс. Решение чаще всего применяется именно для сотрудников.
