ЭДО с контрагентами

ЭДО — это обмен документацией в электронном формате между контрагентами по закодированным каналам коммуникации. Данная программа функционирует в соответствии с законодательством РФ, что наделяет передаваемые файлы юридической значимостью. Электронный документооборот позволяет партнерам оперативно и надежно передавать формализованные и неформализованные документы.

 

Порой в фирмах отсутствует понимание преимуществ отказа от бумажной волокиты в пользу ЭДО. Переход на электронный документооборот с контрагентом помогает:

• сократить срок доставки документа до 6 секунд
• оптимизировать расходы на бумажный архив,
• снижать издержки на бумагу,
• наблюдать за цепочкой согласования документа,
• не допустить утраты документов,
• сохранять информацию внутри компании

 

Существуют компании, которые под электронным документооборот подразумевают отправку документов на электронный почтовый адрес своего контрагента. Подобный способ обмена называется прямым. Он не требует дополнительного связующего звена, в виде оператора ЭДО. Компании самостоятельно отлаживают обмен отчетностью и на свой страх и риск следят за конфиденциальностью переписки.

Несмотря на простоту данного метода у него имеется один серьезный изъян. Прямой способ обмена документами не позволяет отправлять некоторые формализованные документы. Законодательство требует, чтобы счета-фактуры в электронном виде отправлялись исключительно через сервис ЭДО, предварительно заверенных электронной подписью.

ЭДО с помощью сервиса гораздо удобней. Оператор ЭДО поможет новому абоненту с внедрением программы, настройкой, а также с обучением. Все документы, передаваемые через ЭДО, автоматически становятся юридически значимыми и могут быть принятыми налоговыми органами. Так же в программе отображается статус документа и хронология изменений документа.

 

Весь процесс подключения ЭДО между контрагентами делится на следующие этапы:

• Проанализируйте нынешнею систему документооборота. Необходимо определить ответственный персонал, количество и форматы документов, которыми вы будете обмениваться с контрагентами через ЭДО.
• Сотрудникам, ответственным за ведение ЭДО, необходимо обзавестись сертификатами ЭП. Получить необходимую КЭП можно в аккредитованном УЦ.
• Произведите подключение к ЭДО и интегрируйте ее с корпоративной системой.
• Отправьте уведомление всем партнерам-контрагентам, которые подключены к ЭДО.

 

Началом ЭДО с контрагентами, считается на тот момент, когда абонент отправляет приглашения своим партнерам или принимает их от контрагентов.

Прием приглашения к ЭДО осуществляется по следующему алгоритму:

1. В разделе «Контрагенты» кликните на раздел «Приглашают вас». Там показываются все запросы на участие в ЭДО.
2. Принимая приглашения, вы подтверждаете свою готовность к ЭДО с этим агентом.
3. При нажатии «Отказать», фирма попадает в черный список.

Инструкция по приглашению:

1. На странице «Поиск и приглашение» есть поисковая строка.
2. Найдя нужного вам агента отправьте ему приглашение и ждите подтверждения.
3. Также вы можете произвести массовую проверку по списку. Для этого следует загрузить файл с перечнем ИНН.
4. Весь список разделиться на три вида: действуют в сервисе, подключённые и неподключенные.

После обоюдного подтверждения агенты отображаются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.

 

Для передачи документов необходимо, чтобы оба пользователя были подключены к электронному документообороту. Порекомендуете вашему партнеру по бизнесу подключиться к ЭДО. Для этого нужно оформить заявку на подключение на веб-сайте Диадока, а технические моменты подключения ему объяснит персонал поддержки.

Более того, существует возможность призвать пользователей к ЭДО через личный кабинет. Вам следует отыскать и выбрать организации и кликнуть мышкой на «Пригласить контрагента». В обращенье оставьте email контрагента. Ему будет высланы инструкция и договор по оказанию услуг от Диадок.

 

При работе с ЭДО компании могут отдавать предпочтение разным программам. Подобная ситуация рождает вопрос: как подключить агентов к электронному документообороту своего исполнителя? Рецептом от этой проблемы является роуминг. Благодаря его функционалу можно отправлять акты вне зависимости от оператора партнера. Диадок имеет согласие с большинством конкурентных систем.

 

Существует определенный тип предпринимателей, которые не хотят работать с ЭДО и остаются приверженцами бумажного формата. Но подобный подход может нарушить определенные нормы законодательства:

Начиная с января грядущего года данные товаров обязаны сообщаться в программу маркировки Честный ЗНАК только через провайдера ЭДО. Место поставщика услуг ЭДО зафиксирована в законе Российской Федерации от 28.04.2018 № 791-р.

Компании, пользующиеся информационной системой, обеспечивающей сбор, учет и содержание информации об ассортименте, подлежащих прослеживаемой, и об операциях, связанных с продажей определенных товаров по федеральному закону № 371, обязаны настроить обмен формализованной документацией через систему ЭДО.

С 2018 ПИК ЕАСУЗ перешел на режим ЭДО. Эта система регулирует реализацию договоров по закупкам между покупателями и производителями столицы. Заключая сделки на портале, бумажный дубликат не требуется.

Все больше и больше возникает структур, для которых ЭДО становится обязательным. В нашей стране активно продвигается и всячески поддерживается данная тенденция.

К концу 2024 Правительство РФ рассчитывает обрабатывать через ЭДО почти все счета-фактур и более половины ТТН. Также планируется, через два года количество документов в бумажном виде, в условиях работы налоговиков, сократится на 10% при росте оборота через ЭДО между коммерческими компаниями увеличится на 20 %.