Система электронного документооборота (ЭДО)
С 2012 года в России вступил в действие важный с юридической точки зрения электронный документооборот. Приказ ФНС № ММВ-7-6/138 от 05.03.2012 года начал действовать с 23 мая. В этом документе были определены форматы счетов-фактур в электронной форме, книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур.
Организации получили возможность совершать обмен документацией со своими контрагентами через Интернет. Это позволило добиться существенной экономии времени, финансовых средств на печать, транспортировку, хранение бумаг.
Сегодня ЭДО в определенной степени используется в каждой компании. В рамках существующих законов определенные формы отчетности ведутся только в электронном виде.
Для многих юридических лиц новый формат контакта с контролирующими учреждениями оказался очень удобным. И они согласились воспользоваться подобными принципами при сотрудничестве с контрагентами. Переход на ЭДО подразумевает получение выгоды для любой организации.
Основные функции системы
ЭДО позволяет осуществлять подпись, обмен документами в электронном виде с контрагентами, регистрацию, контроль выполнения и движения документации, создавать реквизиты и справочники, формировать разные отчеты и т. д.
Благодаря системе можно выполнять обработку сведений удаленно сразу несколькими участниками, обеспечить их систематизацию и сохранность.
Автоматизация делопроизводства решает большой спектр задач. Систематизируется и регламентируется работа с бумагами. Появляется возможность перевести в электронный формат регистрацию, учет и хранение, найти быстро нужный экземпляр. Допускается отправка данных по готовым встроенным шаблонам.
Рассылка выполняется по заданным параметрам. Созданы условия для плодотворной коллективной работы. В системе ЭДО налажена схема взаимодействия участников проекта на этапах разработки, согласования, экспертизы и при контроле дальнейшей реализации.
В функционал входит защита от несанкционированного доступа, случайного, преднамеренного удаления, искажения информации.
Общесистемные возможности ЭДО включают удаленную работу через интернет, одновременное подключение нескольких пользователей, настройку ролей.
Структура процесса в ЭДО
Документ заполняется в программе в виде файла.
Для заверения используется цифровая подпись (ЭЦП). Этот реквизит обязателен, поэтому его следует оформить заранее. Требуется усиленный квалифицированный вариант подписи, который выпускается уполномоченными удостоверяющими центрами. Обычно это занимает 1–2 дня.
Готовый документ высылается контрагенту, государственному учреждению в программе. Сюда же автоматически поступает уведомление о получении.
Контрагент ставит свою ЭЦП на документе, высылает его обратно аналогичным образом. Правильно оформленный документ есть в распоряжении обеих сторон, может быть использован для различных действий. Согласно законодательству, электронные документы с ЭЦП и бумажные с ручными подписями признаются юридически равнозначными.
Преимущества внедрения электронного документооборота
Низкая стоимость
Значительно уменьшаются затраты, пропадает потребность в использовании бумаги. Полученная экономия может оказаться существенной для крупных компаний.
Ускорение процессов
Для подготовки к сделке, проставления подписей нужно мало времени. В итоге заказчики оперативно получают товар, а продавцы оплату. Такой уровень сотрудничества привлекает партнеров на фоне конкурентов без ЭДО.
Удобство
Электронные документы хранятся в облаке и в отличие от громоздкого архива нагляднее рассортированы, не занимают офисное пространство, доступны круглосуточно.
Беспроблемная подача отчетности
При работе с системой электронного документооборота добиться этого легко: ошибки проверяются автоматически, предусмотрено уведомление о получении, не допускается использование устаревших форм, правил заполнения. Кроме того, внедрение ЭДО поощряется контролирующими органами и упрощает взаимодействие по разным вопросам.
Безопасность
Электронные документы нельзя потерять, они не попадут к посторонним лицам. Защита соответствующих сервисов гарантирует строгую конфиденциальность при их передаче, хранении.
Облегчение труда сотрудников
Все рутинные операции выполняются быстро, в автоматическом режиме. Обработка документов становится прозрачной для каждого участника процесса. При наличии отдаленных филиалов решаются вопросы с оперативной рассылкой распоряжений головного офиса и сбором информации для консолидированных отчетов.
