Электронный график отпусков
График отпусков — один из ключевых документов в кадровом делопроизводстве, который обязаны вести почти все работодатели. Однако его формирование и согласование в традиционном виде часто превращается в длительный и трудозатратный процесс, особенно в компаниях с большим штатом. Переход на электронный формат планирования позволяет автоматизировать множество рутинных операций, ускорить согласования, снизить вероятность ошибок и заметно облегчить работу кадровых служб.
Что такое график отпусков и кто обязан его вести
График отпусков устанавливает порядок распределения ежегодных отпусков среди сотрудников и является обязательным документом для большинства организаций, за исключением микропредприятий и некоторых некоммерческих структур. Закон требует, чтобы график был составлен и утверждён не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ).
При работе на бумаге процесс нередко превращается в многоступенчатую задачу: сбор желаемых периодов отдыха, согласование с руководителями, формирование итоговой версии. В крупной компании с сотнями работников количество данных может исчисляться тысячами. Любые правки, неаккуратность при обновлении версий или потеря листов создают риски путаницы и задержек.
Можно ли оформить график отпусков в электронном виде
Современное трудовое законодательство (ст. 22.1 ТК РФ) даёт работодателям право вести кадровые документы в цифровой форме, используя электронную подпись. Электронный график отпусков, заверенный квалифицированной электронной подписью (КЭП), признаётся официальным и полностью заменяет бумажный аналог — никаких дополнительных экземпляров на бумаге от работодателя не требуется.
Бумажный формат особенно неудобен в крупных организациях: чем больше сотрудников, тем выше вероятность ошибок, задержек и путаницы с версиями документа. Если график утверждён позже установленного срока — после 17 декабря — компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей. Использование электронного планирования помогает избежать этих рисков: система сама контролирует этапы согласований и сроки, а кадровик получает актуальную информацию без лишних уточнений и пересылок.
Переходите на ЭДО
Контур.Диадок поддерживает все форматы электронного документооборота утвержденного ФНС
Преимущества электронного графика отпусков для бизнеса
Ведение графика в системе КЭДО даёт компании:
- Быстроту — от выбора дат до подписи руководителя проходит всего несколько минут.
- Удобство — сотрудники и руководители работают в единой системе, даже с телефона.
- Контроль статуса — каждая корректировка и подпись фиксируется автоматически.
- Экономию — нет затрат на печать, доставку и хранение бумажных экземпляров.
- Безопасность — доступ защищён, а документы хранятся в электронном архиве без риска потери.
Как начать использовать электронный график отпусков
Переход не требует серьёзной перестройки процессов, но важно выполнить несколько шагов:
- Анализ текущей работы — оценить, сколько ресурсов тратится на бумажный вариант.
- Выбор системы КЭДО — решение должно интегрироваться с чётной системой компании (например, с 1С).
- Принятие внутренних актов — нужно утвердить положение о КЭДО и получить согласие сотрудников на электронное взаимодействие и использование ЭП.
Как планировать отпуска в Контур.КЭДО
Сервис Контур.КЭДО автоматизирует:
- сбор данных по отпускам;
- их согласование;
- формирование и подписание итогового графика;
- уведомление о начале отпусков.
Работники и руководители используют веб-версию сервиса, а кадровик работает с интеграцией с 1С или другой системой через API.
Шаг 1. Выбор дат сотрудниками
Сотрудник указывает желаемые периоды отдыха в личном кабинете. Система автоматически отображает остаток дней отпуска и позволяет разбить его на части. После выбора дат информация отправляется руководителю.
Шаг 2. Согласование руководителем
Руководитель видит заявки всех членов команды и может:
- согласовать даты;
- вернуть их с комментариями.
После утверждения данные передаются кадровику уже структурированными.
Шаг 3. Формирование и подписание документа
Кадровик в несколько кликов формирует единый график и отправляет его директору на электронную подпись. Затем сотрудники получают документ для ознакомления — система фиксирует статус каждого.
Шаг 4. Автоматические уведомления
За 14 дней до старта отпуска сервис формирует извещение и отправляет его сотруднику и руководителю. При необходимости сотрудник может сразу подать электронное заявление на перенос.
Шаг 5. Перенос и изменения
Если планы изменились заранее, сотрудник может запросить новые даты прямо в интерфейсе. Контур.КЭДО проверяет соблюдение требований к длительности отпуска и отсутствие пересечений. После одобрения информация автоматически обновляется в графике.
Все документы — от заявлений до приказов — формируются и хранятся в системе, а история действий доступна для проверок.
Коротко об электронном графике отпусков
Электронный график отпусков:
- юридически значим и полностью заменяет бумажный;
- экономит время сотрудников, руководителей и кадровиков;
- снижает риск ошибок;
- обеспечивает защищённое хранение документов;
- упрощает контроль за соблюдением сроков и правил.
Контур.КЭДО — один из сервисов, который помогает компаниям быстро и удобно перейти на кадровый электронный документооборот и автоматизировать планирование отпусков.