Как выгрузить документ из учетной системы 1С в Диадок
Не все используют с своей работе специальный модуль для взаимодействия Диадока с 1С. В таком случае, можно ли выгрузить документацию напрямую из учетной системы в систему обмена электронной документацией, и как это сделать? Эти вопросы разберем в данной статье. Также расскажем о возможностях модуля для 1С.
Как осуществляется выгрузка документации в Диадок
Есть два варианты выгрузки документации в сервис электронного документооборота «Контур.Диадок»:
- через специальный модуль для 1С;
- напрямую из учетной системы.
Если первый способ очень прост и позволяет пользователю работать с документацией, отправлять и получать необходимые файлы через Диадок в привычном интерфейсе своей учетной системы, то второй способ стоит рассмотреть подробнее.
Для выгрузки необходимой документации из 1С в Диадок, выполните следующие действия последовательно:
- Зайдите в свою учетную систему;
- Выберете файл, который нужно выгрузить;
- Скачайте его;
- Авторизуйтесь в своем аккаунте сервиса Диадок;
- Загрузите в него скачанный документ;
- Отправьте или сохраните файл в черновиках.
Также не стоит забывать о разнице в типах документации. Файл может быть формализованным или неформализованным. Для формализованных документов существует определенный формат. Которого необходимо придерживаться. Такие документы должны быть представлены в расширении XML. Их формат официально утверждается налоговой. В качестве примера можно назвать следующие виды документации: счет-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), а также различные корректировки к ним. Соответственно процесс выгрузки такой документации тоже должен соответствовать определенным параметрам и форматам документов. Так, чтобы выгрузить в Диадок счет-фактуру, необходима помощь специалиста.
В отличие от формализованных, неформализованные документы не имеют строго регламентированного формата. К ним относятся различные договоры, акты, справки, письма и прочие документы, оформляемые в свободной форме.
Алгоритм выгрузки универсального передаточного акта
Для тех, у кого не подключен модуль Диадока для 1 С детально разберем, как осуществить выгрузку формализованного документа прямо из учетной системы в сервис. В качестве примера. Рассмотрим процесс выгрузки УПД.
Существует два способа загрузки УПД в веб-версию сервиса: создание файла внутри сервиса с помощью встроенного редактора и добавление файла с компьютера.
Для создания и отправки УПД в Диадоке необходимо перейти в раздел Документации и активировать функцию формирования нового документа. Затем в открывшейся вкладке нужно будет выбрать наиболее удобный вариант создания файла. Рассмотрим подробнее оба варианта.
Переходите на ЭДО
Контур.Диадок поддерживает все форматы электронного документооборота утвержденного ФНС
Добавление документа в Диадок напрямую
Для того, чтобы добавить в сервис новый файл прямо в сервисе, используйте опцию загрузки файла с компьютера. Выберете нужный документ в открывшемся окне и откройте его.
Важно помнить, что при загрузке УПД и других аналогичных документов важно соблюдать установленные правила. В частности, возможна загрузка документа только с расширением XML. Также название файла должно соответствовать требованиям. Изменять и вносить корректировки в имя файла запрещено.
После загрузке документ будет проверен, а все необходимые данные зафиксированы в автоматическом порядке. После окончания проверки, вы сможете подписать готовый файл электронной подписью и отправить партнеру.
В отличии от бумажной версии счета-фактуры, электронный УПД не нужно заверять подписью главного бухгалтера компании, будет достаточно подписи главы компании или его представителя.
Второй вариант. Самостоятельное создание документа в редакторе Диадока
Также у пользователей сервиса есть возможность самостоятельно сформировать необходимый документ. Для этого Диадок предлагает собственный редактор со всеми необходимыми инструментами. Он предлагает пользователям формировать различные варианты формализованных документов в соответствии с установленным образцом.
Для создания документа необходимо зайти в соответствующий раздел и выбрать файл, который вы планируете сформировать. В нашем случае это УПД. Далее заполните всю необходимую информацию в открывшемся редакторе, подпишите документ с помощью ЭП и отправьте адресату посредством ЭДО.
Второй вариант. Самостоятельное создание документа в редакторе Диадока
Диадок предлагает своим пользователям оптимизировать процесс загрузки и выгрузки документации за счет готового интеграционного решения- модуля для 1С. Данный инструмент облегчает работу, поскольку дает возможность работать в одном окне и с привычным интерфейсом. С модулем можно принимать и посылать файлы коллегам и контрагентам, приглашать к сотрудничеству в рамках ЭДО новых партеров, а также использовать другие эффективные инструменты решения.
Чтобы начать пользоваться Модулем для 1С сначала нужно купить соответствующую лицензию. После оплаты модуль будет готов к скачиванию. Установка и настройка модуля не требует профессиональной подготовки и специфических знаний. С ней справится любой специалист. Времени на подготовку потребуется не более четверти часа. К тому же на официальном сайте Диадока можно найти подробную и понятную инструкцию по установке и настройке модуля.
Данный инструмент позволяет пользователям использовать следующие функции:
- формировать новые документы в различных форматах;
- посылать как формализованные, так и неформализованные документы контролеру и контрагентам;
- производить обработку принятой документации;
- заверять файлы с помощью сертификата ЭП;
- отменять документы;
- отправлять контрагентам приглашения к началу ЭДО;
- устанавливать конкретные маршруты согласования для документации;
- мониторить текущий статус файла;
- сопоставлять данные из учетной системы и Диадока.
Модуль автоматизирует многие процессы работы с документацией. За счет этого получается намного эффективнее и быстрее загружать и выгружать файлы, обмениваться онлайн-документацией и выполнять другие важные функции с документами. Помимо вышеперечисленных функций, модуль Диадока для 1С обладает следующими несомненными преимуществами:
Ведение бухучета в онлайн-формате. Данный модуль обеспечивает прямой обмен отчетными документами с деловыми партнерами непосредственно в системе 1С, что значительно оптимизирует деятельность бухгалтерии и смежных подразделений.
Повышение скорости обработки документации. Из-за того, что все процессы работы с документацией происходят в рамках одной системы, вы значительно сокращаете время своей работы. С модулем не придется несколько раз выходить из одного приложения и заходить в другое.
Повышение эффективности управления процессом обмена файлами. Система позволяет в режиме реального времени отслеживать текущий статус документов и осуществлять мониторинг деятельности персонала.
Минимизация риска возникновения неточностей. Благодаря интеграции с 1С снижается потребность во вводе данных вручную, а также предоставляется возможность настройки шаблонов для стандартных документов и других параметров.
Легкая и комфортная работа. За счет быстрой и простой интеграции модуля прямо в вашу учетную систему, формат дальнейшей работы останется прежним. Вам не придется осваивать новую систему и изучать принципы работы с ней.